PDFs werden seit vielen Jahren verwendet, dennoch sind die Dateien oft nicht optimal gespeichert.

Die häufigsten Auffälligkeiten sind:
  • extrem große Dateien - obwohl kaum Inhalt vorhanden ist
  • verpixelte Grafiken - die kaum erkennbar sind
  • eingefügte Internet- oder Email-Links die nicht anklickbar sind
  • seltsame Dokumententitel wie: "Word Dokument 0815.docx"
  • Formulare, die man nicht ausfüllen kann
  • dass fast nie ein Passwort-Schutz vorhanden ist, braucht kaum noch erwähnt zu werden
  • ...
Das können sie vermeiden ...

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Das richtige Format zum Speichern von Scanns

Wie an den im Beitrag Scannen gezeigten Beispielen, sollte man auf das Speichern als SW-Grafik möglichst verzichten.
Was bei Texten, mit normaler Schriftgröße und entsprechender Schriftart, noch halbwegs funktioniert, ist bei Tabellen und Grafik meist völlig unbrauchbar.
Auch handschriftliche Notitzen, die mit einem zu hellen Stift angefertigt wurden, gehen verloren.

Einem DMS wird es bei SW-Grafiken zudem erheblich erschwert, die Dokumente nach Texten zu durchsuchen, da die Texterkennung (OCR) oft wenig erkennen kann oder zu viele Fehler produziert.

Hier muss folgedessen ein Kompromiss zwischen Dateigröße und Qualität gefunden werden.

Die Möglichkeiten dafür möchte ich im Folgenden aufzeigen ...

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Eine einfache Methode übergroße Dokumente zu scannen, die größer als der Scanner sind.

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Screenshots werden in vielen Dokumenten benötigt, dennoch sind diese oft nicht optimal ausgeführt.

Sie möchten Screenshots in Dokumenten, die gut aussehen und die der Leser gerne ansieht?

Dann gibt es hier die Lösungen dafür ...


Ständig begegnen einem Scans, wie der abgebildete.

In diesem ist alles dabei was man so nicht haben möchte:
  • Schatten an den Rändern
  • der Hintergrund in der Farbe des Recycling-Papiers
  • sichtbare Einschlüsse des Papiers
  • unscharfe kleine Schriften
  • bunte Ränder um die Schrift
  • sichtbare Faltungen
  • oft noch schief eingescannt
Das muss nicht sein ...