Dokumentenoptimierung - Wie ein Dokument nicht aussehen soll.

Viele Firmen, Geschäfte, Ämter usw. und natürlich auch Privatanwender, erzeugen oft Dokumente am PC die fernab jeder Professionalität sind.

Sie möchten Dokumente anbieten, die man gerne ansieht, erkennbare Screenshots beinhalten und PDFs deren Download schnell geht ... ? Hier sind einige Lösungen.

Thorsten H Willert  Speichern Titel

Wie an den im Dokumentenoptimierung - Scannen gezeigten Beispielen deutlich gemacht sollte man auf das Speichern als SW-Grafik möglichst verzichten.
Was bei Texten, mit normaler Schriftgröße und entsprechender Schriftart, noch halbwegs funktioniert, ist bei Tabellen und Grafik meist völlig unbrauchbar.
Auch handschriftliche Notitzen, die mit einem zu hellen Stift angefertigt wurden, gehen verloren.

Einem DMS wird es bei SW-Grafiken zudem erheblich erschwert, die Dokumente nach Texten zu durchsuchen, da die Texterkennung (OCR) oft wenig erkennen kann oder zu viele Fehler produziert.

Hier muss folgedessen ein Kompromiss zwischen Dateigröße und Qualität gefunden werden.

Die Möglichkeiten dafür möchte ich im Folgenden aufzeigen ...

Es gibt die unterschiedlichsten Grafikformate. Nicht alle sind für jede Art von Bildern geeignet.

Diese lassen sich grob in zwei Kategorien aufteilen:

  • Vektorgrafik, z. B. SVG, EMF
  • Bitmap- / Rastergrafik, z. B. PNG, GIF, JPEG, WebP

Über die genannten Beispiel-Formate und deren Verwendung gebe ich im Folgenden einen Überblick.

Thorsten H Willert   Dokumentenoptimierung  PDF Titel

PDFs werden seit vielen Jahren verwendet, dennoch sind die Dateien oft nicht optimal gespeichert.

Die häufigsten Auffälligkeiten sind:

  • extrem große Dateien - obwohl kaum Inhalt vorhanden ist
  • verpixelte Grafiken - die kaum erkennbar sind
  • eingefügte Internet- oder Email-Links die nicht anklickbar sind
  • seltsame Dokumententitel wie: "Word Dokument 0815.docx"
  • Formulare, die man nicht ausfüllen kann
  • dass fast nie ein Passwort-Schutz vorhanden ist, braucht kaum noch erwähnt zu werden
  • ...
Das können sie vermeiden ...

Thorsten H Willert   Dokumentenoptimierung Scannen Beispiel ICC 500

Ständig begegnen einem Scans, wie der abgebildete.

In diesem ist alles dabei was man so nicht haben möchte:
  • Schatten an den Rändern
  • der Hintergrund in der Farbe des Recycling-Papiers
  • sichtbare Einschlüsse des Papiers
  • unscharfe kleine Schriften
  • bunte Ränder um die Schrift
  • sichtbare Faltungen
  • oft noch schief eingescannt
Das muss nicht sein ...