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Dokumentenoptimierung - Wie ein Dokument nicht aussehen soll.

Viele Firmen, Geschäfte, Ämter usw. und natürlich auch Privatanwender, erzeugen am PC oft Dokumente die fernab jeder Professionalität sind

Sie möchten Dokumente anbieten, die man gerne ansieht, erkennbare Screenshots beinhalten und PDFs deren Download schnell geht … ? Hier sind einige Lösungen.

Lösungen

Gehört mittlerweile schon fast auch dazu:

  • Video-Konferenz (Web-Seminare, Mettings)
    Hier wird es ein neues Kapitel geben.
die Reihenfolge steht noch nicht fest und wird bei Bedarf erweitert.

Weshalb das Ganze?

Immer wieder bekomme ich aus verschiedensten Quellen, Dokumente aller Art, mit denen es nicht die geringste Freude macht, damit zu arbeiten.
Egal ob es Formulare sind, deren Felder so klein sind, dass ich sie kaum Ausfüllen kann, Anleitungen in denen die Screenshots so stark komprimiert sind, dass ich nichts erkennen kann, oder 5 kB große PDFs zum Herunterladen, die dann nur eine einzige DIN A4 Seite enthalten … muss das sein?


Gerade in Zeiten in denen man jede Art von Ressourcen einsparen sollte, wo es nur möglichst ist, sind kleine Dokumente, die übertragen werden, immer aktiver Umweltschutz!

Was allgemein auffällt

  • Kein oder nur mangelhaftes Corporate-Design (vor allem bei Firmen).
  • Formulare / Schreiben vom gleichen Absender ohne einheitliches Design.
  • Formulare in Papierform, bei denen man häufig gar nicht feststellen wer der Ersteller oder Empfänger davon ist.
  • Zu hohe Kompression bei JPG-Bildern, das oft dann noch in PDF-Katalogen oder Ebooks.
  • Verzicht auf Vektor-Grafiken bei Logos (das schaffen selbst Weltfirmen wie VW) stattdessen gibt es Klötzchen-Grafiken in Dokumenten oder Briefen.
  • Eingescannte Dateien mit der Farbe des Recycling-Papiers.
  • Kein Einsatz von Dokumentenvorlagen, Absatzvorlagen, Serienbrieffunktion …
  • Ausdrucke aus einem DMS, meist windschief und in Faxqualität, die so schlecht sind, dass Speichern genaugenommen schon überflüssig ist (häufig in Arztpraxen oder Krankenhäusern mit Dokumentationspflicht), denn dokumentieren kann man damit oft gar nichts - außer die Unwissenheit der Verantwortlichen
  • Rechtschreibfehler - obwohl es Rechtschreibkorrektur in mittlerweile fast jedem noch so kleinen Programm gibt (hier nicht)
  • Tabellen in Textdokumenten, die mit Hilfe von Tabulatoren erstellt wurden.
    Bei Schreibmaschinen ging das ja nicht anders, aber heute?
  • Rückantworten die nicht für ein Fensterkuvert ausgelegt sind, weil z. B. die Empfängeradresse an der falschen Stelle steht.
  • Briefe die strikt nach DIN sind - Nachteil: Die Faltung verläuft genau durch die Felder von Zeichen, Datum usw. Wenn man Pech hat sind diese durch die Faltung unlesbar.
  • es gibt immer noch zu viele Fragebögen, Rechnungen, Antwortschreiben (auf E-Mails) in Papierform.

PDF

  • PDF-Formulare ohne Formular-Funktion.
  • PDF-Formulare, die man zwar ausfüllen kann, aber sich dann nicht speichern lassen (Tipp: Das Ganze über einen PDF-Drucker ausdrucken und wieder als PDF abspeichern).
  • Gigantische PDF-Dateien zum Downloaden, die nach einer Optimierung nur noch einen Bruchteil der ursprünglichen Größe haben (ich konnte schon Dateien, ohne wesentlichen Qualitätsverlust, von 45 MB auf 980 kB optimieren …).
  • Eingescannte Dokumente werden unüberarbeitetet in eine PDF verpackt und per E-Mail versandt – da werden aus 3 Grafken schon mal eine 10 MB-PDF, inklusive grauem Hintergrund.

Namensgebung von Dokumenten

E-Mail-Anhänge oder Downloads mit Namen (gesammelte Beispiele, Nummern geändert) wie:
  • Anhang.pdf
  • Neues Worddokument.pdf
  • sdja78768sasdf.pdf
  • Rechnung_xyz34523422.pdf
  • Download.pdf
  • Stellenanzeige.pdf
  • Shop-AGB.pdf (Verschiedene "Shops")
  • preview.pdf (Audi BKK)
  • RECHNUNG_JSR123456789710.pdf (Xing, Rechnung)
  • INVB123456185.pdf (WinSIM, Rechnung)
  • RG123456789447.pdf (1&1, Rechnung)
  • 9112345639.pdf (Voelkner, Rechnung)
  • Angebot_12345_1_german.pdf (Hays)
  • PDF_js viewer.pdf (Kärcher)
  • 46355457572-8945610000-ticket.pdf (Eventbrite, Ticket)
  • YVB123.pdf (Deutsche Bahn, Online Ticket)
  • Sammelrechnung_31323423234.pdf (Deutsche Post)
  • webinardigitalerzwillinginderihsap-ain-demotrebinghimstedt200422-200422114915.pdf (Unterlagen zu einem Webinar)
  • d).pdf (der ehemals vorhandene Backslash hatte beim Download den generierten Dateinamen vernichtet)
Was soll man damit anfangen? Das ist zwar für den internen Ablauf der Firmen stellenweise noch nützlich, für den Empfänger ist es meist nur ein Ärgernis.

Für mich als Kunde ist beim Dokumentennamen wichtig um was es sich handelt und vom wem das Dokument stammt. Evtl. dazu noch eine Rechnungsnummer oder Lieferscheinnummer.
Interne Vorgangsnummer, Lieferantnummern, Bearbeitungsnummer usw. sind für mich als Dateinnamen vollkommen nutzlos.

Webseiten

  • bei denen man heute noch viele Sekunden auf den Bildaufbau warten muss, nur weil jede Grafik der tollen Slideshow mehrere MB hat und dann nicht mal in einem progressiven Format.
  • ewige Ladezeiten (z. B. bei SAP / Pagespeed SAP).
    Darf ich dort als Kunde von der Geschwindigkeit der Webseite auf die Geschwindigkeit der Produkte schließen?
  • die mit unterschiedlichsten Themen bestückt sind und auf denen man dennoch endlos nach unten scrollen muss (One-Pager). Nach spätestens vier Mausraddrehern verlasse ich meistens die Seite …
    One-Pager: Hier orientiert man sich am besten an einem Blatt Papier – muss man umblättern ist es keine One-Page mehr.
  • die ständig Inhalt am Ende der Seite nachladen. Vor allem lästig in Online-Shops und Foren – hier verliert man jeden Überblick.
  • deren Footer manchmal mehr Inhalt bietet, wie die ganze restliche Startseite.
    Beispiel Webseiten-Screenshot - zu großer Footer
  • deren Hauptinhalt aus einer sinnlosen Slideshow, Footer und wenigen Links bestehen.
  • Menüs, deren Inhaltsverzeichnis im eingeblendeten Zustand die ganze Seite ausfüllen – übersichtlich ist was anderes
    Beispiel Webseiten-Screenshot - ein seitenfüllendes Menü
  • deren Inhalt vom Text her auf eine Seite passt, aber Dank Schriftgrößen von 180 px und riesigen bunten Panels sich schier endlos scrollen lassen.
    Beispiel Webseiten-Screenshot - zu große Schriften und wenig Inhalt
  • riesige Frameworks um ein responsives Design zu ermöglichen, das in einer ähnlichen Art schon mit HTML 3.0 möglich war – ja hier ist auch so ein Framework am Laufen …
    Responsive ist auch jede blanke Textdatei, die man im Browser anzeigt - sogar stufenlos.
  • Verkürzte URLs (bei mir blockt die der Spamfilter) sehen zwar nett aus, aber welche Seite (Pishing) sich dahinter verbirgt, sieht man erst, wenn man dort ist (Pishing).
  • Schrägstriche, Backslashs usw. im Titel sind sehr unschön. Wenn sie mal eine entsprechende Seite z. B. als PDF speichern wollen, wird der Titel an dieser Stelle unbrauchbar, da diese Zeichen nicht in einem Dateinamen vorkommen dürfen.
  • Aufforderung zur Installation von Sicherheitslücken wie z. B. Flash (Bayerisches Kultusministerium).

E-Books

  • Nur als PDF - das Format ist auf den meisten E-Book-Readern kaum lesbar (Performance / Schriftgröße / Seitenformat).
  • Kein Inhaltsverzeichnis.
  • Exotische kaum lesbare Schriftarten.
  • Bunte kontrastarme Bilder sind suboptimal, da die meisten E-Book-Reader ein Grausstufen-Display besitzen.

Video-Konferenzen (Web-Seminare, Meetings)

  • Die Teilnehmer die man sonst nur von ihren Hochglanz-Webseiten und sonstigen durchgestylten Profilen kennt, erscheinen im Freizeitlook, neuer Frisur usw. – der Wiedererkennungsfaktor tendiert dann oft gegen Null.
  • Schlechte Bildqualität, mit überstrahlten, zu dunklen Bildern (oder einer beliebigen Kombination davon).
  • Beleuchtung, die nicht der Rede wert ist.
  • Bunte Gesichter, wegen schlechter Kamera, falsch eingestellter Software, fehlendem Weißabgleich …
  • Headsets mit (gewaltigen) Kopfhörern und Mikros – das sieht nicht gut aus, wenn man den Kopf kaum noch sieht und die Frisur ist anschließend auch deformiert …
  • Eine Tonqualität auf Grammophon-Niveau (Vorläufer des Plattenspielers) - das schaffen sogar Weltfirmen auf deren virtuellen Messen.
  • Dass oft kein Gate, oder ähnliches, für den Ton verwendet wird, brauche ich wohl kaum noch zu erwähnen.
  • Versuche mit der Maus auf den Bildschirm zu schreiben, scheitern nicht selten.
  • Handschriftliches wird erst wieder eingescannt oder fotografiert.
  • Chaos im Hintergrund des Bildes …

Drucken

Leider wird immer noch viel zu viel gedruckt. Das ist wohl oft auch der nicht wirklich organisierten Dateiablage geschuldet.

Die häufigsten Auffälligkeiten sind:
  • Immer noch schweres 80 g/qm Papier, es geht auch viel leichter bis hinunter zu 60 g/qm.
  • Einseitiger Druck.
  • Für Maschinen schlecht lesbare Schriften im Adressfeld.
  • Papier bei denen die Einschlüsse größer sind, als manche Buchstaben.
  • Schrift die kleiner ist, als die Einschlüsse im (Recycling-) Papier.
  • Gepunktete Raster (Tabellen-Überschriften, Textfelder) die beim Scannen und anschließendem Säubern nicht mehr sichtbar und somit nutzlos sind.
  • Schriftarten die zu viel Tinte, Toner usw. benötigen.

Die Listen lassen sich wohl unendlich weiterführen.

Lassen Sie uns anfangen …

Thorsten H Willert   Dokumentenoptimierung Schredder