Dokumentenoptimierung - Screenshots

Screenshots werden in vielen Dokumenten benötigt …

dennoch sind diese oft nicht optimal ausgeführt.

Sie möchten Screenshots in Dokumenten, die gut aussehen und die der Leser gerne ansieht?
Dann gibt es hier die Lösungen dafür …

Überlegungen im Voraus

Erstellen von Screenshots

Die meisten Screenshots werden mit Programmen wie z. B. dem Snipping-Tool von Windows erstellt.
Diese Grafiken werden dann optimalerweise als PNG gespeichert und meistens gleich in das entsprechende Dokument eingefügt.

Die Grafiken brauchen oft viel Speicherplatz. Die Folgen davon sind:

Das Dokument braucht unnötig Speicherplatz.
Die daraus erstellten PDFs und andere Ebooks werden sehr groß.
Dadurch erhöhen sich die Downloadzeiten (Wartezeit) für den Kunden und jede andere Zielperson.
Die Internet-Bandbreite für den Download wird unnötig verschwendet.
Zu große Dateien verbrauchen dadurch mehr Energie als kleine Dateien - hierbei die Gesamtmenge betrachten, nicht die einzelne Datei.

Welchen Ausschnitt brauche ich wirklich?

Welcher Bereich ist relevant um die Funktion oder Information wiederzugeben?
Muss der Fensterrahmen, Teile des Desktops oder der Anwendung dabei sein?
Wenn es sich nicht vermeiden lässt, dass Teile des Desktops mit dazu kommen, dann stellen Sie den Desktop-Hintergrund und den Fensterrahmen auf eine neutrale Farbe die zum Programm passt, oder einfach auf weiß.
Wenn Sie ein ganzes (Programm-) Fenster ausschneiden möchten, verwenden Sie die entsprechende Möglichkeit des Screenshot-Programms Fenster oder einzelne Bereiche gezielt auszuwählen.
Wenn der gewählte Bereich weiß ist, können Sie dem Bild nach dem Einfügen immer noch einen Rahmen geben.

Nachfolgend ein Vergleich der Dateigröße (alle Bilder mit pingo optimiert):

Verschiedene Ausschnitte des gleichen Programmes als PNG (24 Bit) gespeichert
Die roten Rahmen um die Bilder verdeutlichen den Bildausschnitt.
PNG mit etwas Desktop	PNG mit farbigem Desktop	PNG mit weißem Desktop und Fensterrahmen	PNG ohne Rand

68 kB	27 kB	16 kB	10 kB
Rechteck-Auswahl	Fenster-Auswahl	Fenster-Auswahl	Rechteck-Auswahl

Durch das Weglassen aller unnötigen Bereich, habe ich hier ein Bild, das 7,5-mal weniger Speicherplatz benötigt, als die Rechteckauswahl mit etwas Desktop-Hintergrund.
Auch mit Rahmen und weißem (einfarbigem) Desktop-Hintergrund ist die Dateigröße wesentlich geringer.

Wollen Sie verdeutlichen um welches Programm es sich handelt, sollte der Fensterrahmen mit ausgeschnitten werden.

Bei Systemen mit unergonomischen, flachen Oberflächen reduziert sich die Dateigröße nochmals.

Die Zuschneiden-Funktion für Bilder, in manchen Programmen (Textverarbeitung), blendet oft nur den entsprechenden Bereich aus. Das Bild benötigt anschließend genauso viel Speicherplatz.

Muss es überhaupt ein Screenshot sein?

Bei der Arbeit mit Office-Paketen ist es nicht nötig z. B. von einem Diagramm der Tabellenkalkulation einen Screenshot zu erstellen und diesen in die Textverarbeitung einzufügen. Wenn das Diagramm nicht schon aus der anderen Datei eingebunden (OLE-Objekt) ist, reicht ein Kopieren und Einfügen des Diagramms aus und das in verlustfreier Qualität. Das gilt für alle Arten von Grafiken die Sie mit dem gleichen Office-Paket erstellt haben.

Diagramm aus LibreOffice Calc nach Writer kopiert

Sollte es sich um ein anderes Programm handeln, versuchen Sie die Grafik als Vektorgrafik (SVG/EMF/WMF) zu exportieren und diese in ihr Dokument einzufügen. Für das Internet wäre hier SVG optimal.
Sollte dies nicht funktionieren, vergrößern (zoomen) Sie die entsprechende Grafik, im Original Programm, so weit es geht und machen davon einen Screenshot. Den Effekt sehen Sie in den folgenden Bildern.

Vergleich Vergrößern / Verkleinern
PNG Vergrößert	PNG Verkleinert

Original-Breite: 500 px	Original-Breite: 1000 px

Wo Nichts ist, wird auch Nichts größer!
Das kleine Bild wird durch das Vergrößern wesentlich unschärfer, als das große Bild durch das Verkleinern.

Wer keine Möglichkeit hat eine Vektorgrafik zu erzeugen, sollte einen möglichst großen Zoom-Faktor (Rastergrafik ausgeschlossen) für einen Screenshot wählen.

Verkleinern ergibt immer ein schöneres Bild wie Vergrößern!

Ist Farbe nötig?

Ein Screenshot wird normalerweise in Farbe erstellt. Das ergibt sehr große Bilddateien, die ihr Dokument oft unnötig vergrößern.
Reicht hier das Bild in Graustufen oder mit weniger Farben zu speichern?
Können Sie vielleicht nur Teile des Bildes farbig lassen und den Rest in Graustufen umwandeln? Auch das spart Speicherplatz.

Wenn Sie etwas beschreiben und der Text sich auf die Farben im Screenshot beziehen, dann muss der Screenshot auch farbig sein.

Screenshots von Bereichen mit viel Text

In Bereichen mit viel Text sieht man auf Screenshots um den Text farbige Ränder. Was auf dem Bildschirm zur Verbesserung der Darstellung dient, ist in einem Dokument oder einem Ausdruck unerwünscht. Darum solche Screenshots am besten in Graustufen umwandeln.

Für einen Vergleich habe ich hier das gleiche Bild in unterschiedlichen Formaten gespeichert.

Vergleich zwischen üblichen Grafikformaten
PNG 24 Bit	PNG 32 Farben	JPEG 70 % Qualitität	JPEG ähnliche Dateigröße wie PNG 32 Farben

7.38 kB	4.18 kB	17.94 kB	5.31 kB

Wie Sie anhand der Tabelle sehen, ist eine farbreduzierte (indizierte) PNG-Datei, mit 32 Farben, nur noch halb so groß wie die ursprüngliche Datei.
Bei der JPEG-Datei in einer ähnlichen Größe kann man fast nichts mehr erkennen.
Eine mit Standard-Einstellungen gespeicherte JPEG-Datei ist doppelt so groß, wie die ursprüngliche PNG-Datei und ergibt ein sehr unsauberes Schriftbild.

Für Screenshots mit Text und vielen Flächen sollte man PNG dem JPEG Format vorziehen.
Dadurch ergeben sich eine saubere Schrift und gleichmäßige Flächen.

Screenshots mit gemischten Bereich (Text / Farbgrafik)

Hier wollen wir keine bunten Ränder um den Text und dennoch eine farbige Darstellung des Bildes. Dazu gehen wir folgendermaßen vor:

Im Beispiel: PaintShop Pro
Arbeitsschritt
In einem Grafikprogramm alle (wichtigen) Bereiche des Screenshots markieren, die farbig sind. Bei kleinen Bereichen geht es schneller mit der Auswahl-Funktion "Zauberstab".
Die Markierung invertieren (umdrehen). Nun ist alles außer den vorherigen Markierungen markiert.
Diesen Bereich nun entsätigten (Farbe wegnehmen) oder mit einem Filter für Schwarzweißfilm bearbeiten.
Das Ergebnis ist ein farbiges Bild mit Text in Graustufen.

Screenshots von Liniengrafiken

Wer keine Möglichkeit hat die Grafiken als Vektorgrafik einzufügen, der kann sich an dem Beispiel mit den Diagrammen orientieren.

Foto ähnliche Screenshots

Hier gibt es nicht viele Möglichkeiten zur Optimierung;

Wandeln Sie es, je nach Anwendung, in Graustufen um.
Nutzen Sie das JPEG Format.
Reduzieren Sie evtl. das Rauschen im Bild, dann benötigt es weniger Speicherplatz.
Optimieren Sie JPEG Dateien mit Programmen wie z. B. jpegoptim und / oder jpeg-recompress.
Ist das Bild für eine Webseite gedacht nutzen Sie auch das WebP-Format, das ist wesentlich effizienter als JPEG (Fallback beachten bez. Browser-Unterstützung).

Checkliste

Ist alles was kein Foto (oder ähnlich) ist, in einem verlustfreien Format gespeichert? (PNG,TIFF)
Ist der Ausschnitt des Screenshots passend? Nicht zu viel? Nicht zu wenig?
Brauchen Sie überhaupt einen Screenshot (OLE)?
Können Sie statt einem Screenshot aus dem entsprechenden Programm auch eine Vektorgrafik exportieren?
Wenn nicht: Den Screenshot in einer möglichst großen Zoom-Stufe erstellen. Verkleinern sieht immer besser aus, als Vergrößern!
Ist Farbe nötig? Wenn nicht, das Bild in Graustufen umwandeln. Oft reichen auch weniger wie 256 Graustufen.
Ist im ganzen Bild Farbe nötig? Wenn nicht, dann nur die wichtigsten Teile farbig lassen, den Rest in Graustufen umwandeln (entsätigen).