Dokumentenoptimierung - Scannen – Thorsten H. Willert

Ständig begegnen einem Scans, wie der abgebildete.

In diesem ist alles dabei was man so nicht haben möchte:

Schatten an den Rändern
der Hintergrund in der Farbe des Recycling-Papiers
sichtbare Einschlüsse des Papiers
unscharfe kleine Schriften
bunte Ränder um die Schrift
sichtbare Faltungen
oft noch schief eingescannt

Das muss nicht sein …

Die Probleme

Sehen wir uns das Bild genauer an, dann sehen wir die Probleme deutlicher:

Was sofort auffällt:

die Farbe des Papiers ist deutlich sichtbar
der Scan ist relativ unscharf (150 dpi)

Oft landet eine Grafik, dieser Art, dann genau so in einer PDF-Datei - sehr zum Leid des Empfängers, der dies evtl. ausdrucken oder weiterverarbeiten möchte.

Oder es wird zu einer Schwarz / Weiß-Grafik im Dokumentenmangementsystem (DMS) und ist damit oft endgültig kaputt (bekannt von Ärzten und Kliniken).

Beispiele:

Können Sie die handschriftlichen Aufzeichnungen lesen? Nein – sehr gut, der Datenschutz ist damit optimal gewährleistet.
Ob das allerdings der Sinn der Medizinischen / Gesetzlichen Dokumentations- / Aufbewahrungspflicht ist, darf hier angezweifelt werden.
aus (m)einer Krankenakte

Die Lösung

Die hier vorgestellte Lösung erfordert nur am Anfang Arbeit beim Einstellen der Software. Danach ist der Vorgang weitgehend automatisiert.

Einstellung des Scanners

Ich werde diese neutral beschreiben, da die Einstellungen je nach Scanner-Software unterschiedliche Bezeichnungen haben.

Beispiele Anhand von VueScan
Einstellung
Scannen Sie Text immer in Graustufen und sobald es bunt wird, eben in Farbe.
Der Weißabgleich / Farbbalance sollte automatisch (Automatisch / Extremwerte) erfolgen. Damit ist der „graue“ Hintergund normalerweise schon weg.
Die Schiefe läßt sich oft automatisch korrigieren
Bei den Filterwerten beruhen die Einstellung auf dem Vorlagenmaterial. Wer sich nicht sicher ist, beläßt es bei den Voreinstellungen.

Wer Wert auf korrekte Farben legt sollte zuerst seinen Monitor kalibrieren, dann einen Abgleich des Scanners durchführen und ein passendes ICC-Profil für diesen erstellen. Sonst korrigiert man evtl. Farbfehler die gar nicht vorhanden sind und das Bild wird anderswo falsch wiedergegeben.
Das ist ein Muß für jeden der mit Grafiken am Bildschirm arbeitet!
Falls Sie keine Möglichkeit haben Ihren Bildschirm zu kalibrieren, finden Sie evtl. das passende ICC-Profil auf TFT Central.

Die größten Probleme sind damit meistens schon beseitigt
Vorher	Nach Optimierung der Scanner-Einstellungen

Auflösung beim Scannen

Hier sollte die Auflösung beim Scannen doppelt so hoch sein, wie das spätere Ergebnis. Die optische Auflösung des Scanners läßt sich durch die Software später nicht mehr ausgleichen (Schärfe).
Meistens ist eine Auflösung von 300 dpi eingestellt. Wenn Details wichtig sind, scannen sie mit 600 dpi und reduzieren später wieder die Bildgröße.

Mit zunehmender Auflösung des Scanners wird die Schrift immer deutlicher, trotz anschließender Verkleinerung.
Die Grenzen liegen hier in der Qualität der Originals.
150 dpi	300 dpi	600 dpi	1200 dpi

Vergessen Sie hier Ratschläge, dass man beispielsweise (Arbeits-) Zeugnisse nur mit 150 dpi einscannen soll, damit später die Bewerbungsunterlagen nicht zu groß werden. Nein – scannen Sie die Unterlagen mit mindestens 600 dpi und ändern die Auflösung erst beim Speichern der PDF. Das Ergebnis ist wesentlich besser.
Für PDFs empfehle ich hier mindestens 200 dpi.

Nachbearbeiten

Wer die Zwischenschritte speichern möchte, sollte unbedingt ein verlustfreies Format wie z. B. PNG verwenden.
Zur Verarbeitung der Grafik verwende ich in den Beispielen PaintShop Pro von Corel, das kann man auch ohne Abo und Cloud benutzen .
Mit GIMP sind die Bearbeitungsschritte ebenfalls möglich, leider fehlt hier zur einfachen und automatischen Anwendung ein Macro-Rekorder.

Manuell

Arbeitsschritt	Beispiel	PaintShop Pro
Ränder markieren und weiß ausfüllen
Schwarze und Weiße Pixel entfernen. Bei den Einstellungen hierbei auf Satzzeichen und andere Punkte in der Schrift achten, sonst werden diese ebenfalls weggefiltert.
Rauschen entfernen mit Kantenschutz oder mit einem Selektiven Gaußscher Weichzeichner. Hier eine allgemein niederige Einstellung wählen (für Macros), oder manuell einzelne Bereiche unterschiedliche bearbeiten.
Über die Gradiationskurve evtl. den Kontrast einstellen und den restlichen Hintergrund entfernen. Die "Spitzen" in dem rot markierten Bereich sind meistens die Hintergrundfarbe.

Optional bei (wenigen) farbigen Bildteilen
Arbeitsschritt	Beispiel	PaintShop Pro
Die farbigen Bereiche markieren und Auswahl umkehren.
Mit einem SW-Foto oder Entsätigen Filter die restliche Farbe entfernen (für eine schwarze Schrift)

Bild auf die gewünschte Endgröße verkleinern
Bilder ohne Farbe in Graustufen umwandeln

Automatisch

Die obigen Schritte (außer die optionalen) sind automatisierbar.

Die meisten Bildverarbeitungsprogramme bieten die Möglichkeit Arbeitsschritte aufzuzeichnen (Macros / Script) und später abzuspielen. Damit lassen sich viele Vorgänge von selbst erledigen. Skripte in Verbindung mit einer Stapelverarbeitung, optimieren dann viele Grafiken automatisch.

Mit den richtigen Einstellungen am Scanner braucht man Scans fast nicht mehr nachbearbeiten.
Dies ist nur noch bei schwierigen Vorlagen nötig.

Software

Weiterführende Informationen

Titelbild: Thorsten Willert