Dokumentenoptimierung - PDFs optimieren

PDFs werden seit vielen Jahren verwendet

dennoch sind die Dateien oft nicht optimal gespeichert.

• extrem große Dateien – obwohl kaum Inhalt vorhanden ist
• verpixelte Grafiken – die kaum erkennbar sind
• eingefügte Internet- oder E-Mail-Links, welche nicht anklickbar sind
• seltsame Dokumententitel wie: Word Dokument 0815.docx
• Formulare, die man nicht ausfüllen kann
• dass fast nie ein Passwort-Schutz vorhanden ist, braucht kaum noch erwähnt zu werden
• …

Das können Sie vermeiden …

Dateigröße

Die Dateigröße einer PDF wird durch mehrere Faktoren bestimmt.

• Anzahl der Seiten
• Anzahl der verwendeten Schriftarten
• Anzahl und Art der Grafiken (Vektor oder Raster)
• Menge des Textes
• Auflösung des Dokuments / Grafiken (dpi)
• Eingebettete Dateien
• Scripte

Das Verhältnis, wie die einzelnen Faktoren die Größe beeinflussen, sieht oft wie folgt aus:

Anzahl der Seiten

Hier lässt sich wenig beeinflussen. Wenn ein Buch ein paar hundert Seiten hat, dann ist es eben so.

Anzahl der verwendeten Schriftarten

Für eine korrekte Darstellung beim Empfänger sollten alle Schriftarten vollständig eingebettet werden.

Achten Sie auch auf die Schriftart. Serifenlose Schriften, wie Arial, sind in langen Texten nicht angenehm zu lesen und strengen den Leser zu sehr an.
In Büchern sollte das absolut vermieden werden.

Kommt es nur auf den Text an und ist die Schriftart egal, dann betten Sie einfach keine Schrift ein, oder? Einfach mal ausprobieren.

Haben Sie es ausprobiert – ja?

Auf dem Rechner, auf der die Datei erstellt wurde, funktioniert das Weglassen der Schriften ohne Probleme und wenn Sie es auf einem Rechner öffnen, der diese Schriftarten nicht installiert hat, passiert Folgendes:
Entweder es wird eine Ersatzschrift gefunden, oder das Dokument wird unlesbar.
Das kann sich bei jedem Empfänger unterschiedlich auswirken.

PDF ohne eingebettete Schriften auf unterschiedlichen Systemen

Windows auf dem die PDF erstellt wurde Acrobat Reader	Windows ohne zusätzlich installierte Schriftarten Adobe Acrobat Pro	Linux ohne zusätzlich installierte Schriftarten Okular
Vollständig lesbar	Teilweise lesbar	Unlesbar!

Anzahl und Art der Grafiken

Grafiken beeinflussen die Größe einer PDF-Datei am meisten.

Hier lässt sich viel Platz sparen, indem Sie Logos, Strichzeichnungen, Diagramme und andere einfachere Grafiken als Vektorgrafik einsetzen.
Bestimmte Bilder in Graustufen umwandeln (z. B. Screenshots von Texten oder Strichzeichnungen).
Alle Bilder erst einmal auf gar keinen Fall als JPEG einsetzen, außer Fotos in höchster Qualität, damit die Bilder beim Export nicht nochmals komprimiert und damit qualitativ schlechter werden.

Vermeiden Sie es, Bilder in Textverarbeitungen zuzuschneiden. Damit werden die Bilder meistens nicht kleiner, sondern nur Teile davon ausgeblendet. D. h. die Dokumentengröße ändert sich dadurch nicht.

Auflösung

Für das Lesen am Bildschirm sind 200 dpi akzeptabel.
Bei 150 dpi werden die Grafiken meistens undeutlich, was gerade bei JPEG-Komprimierung sehr hervorsticht.

Soll das Ganze gedruckt werden, sollten es mindestens 300 dpi sein.

Links

Links im Dokument

Für Ausdrucke diese nochmal am Ende als Liste angeben. Blanke Links sehen mitten im Text sehr unschön aus und hindern den Lesefluss ungemein. Zudem ist nicht sicher, ob diese in einigen Jahren, oder auch nur Tagen, noch aktuell sind.

Links von Web-Seiten auf eine PDF-Datei

Neben der Möglichkeit direkt auf eine PDF-Datei zu verlinken, bestehen auch noch die Möglichkeiten auf bestimmte Inhalte in einer PDF-Datei zu verlinken.

1. Benanntes Ziel / Sprungmarke:
   Genau wie in Web-Seiten oder Ziele innerhalb eines PDFs lassen sich diese mit externen Links ansprechen:
   <a href="https://www.example.com/example.pdf#marke">
   
   
   Den Link auf Ziele in vorhandenen PDF-Dateien herauszufinden, ist mit Adobe-Programmen oft umständlich bis unmöglich (Reader).
   Am einfachsten ist es, die PDF-Datei mit FireFox zu öffnen. Dort kann man die Links im Inhaltsverzeichnis oder an den Zielen über das Kontextmenü kopieren.
   
   
2. Bestimmte Seite:
   Auch Seiten lassen sich gezielt aufrufen, z. B. die Seite 100:
   <a href="https://www.example.com/example.pdf#page=100">

Dokumententitel / Dokumenten-Information

Den Titel bitte passend in die Dokumenten-Informationen eintragen; inklusive Autor, Thema, Stichworte, Auflage, Version usw. und beim Speichern der PDF-Datei auch angeben, dass der Titel angezeigt wird.

Formulare

Häufig findet man folgende Arbeitsschritte im Umgang mit PDFs zum Ausfüllen:

1. Dokument wird zum Ausfüllen (kein Formular) per E-Mail an den Empfänger gesandt oder von diesem heruntergeladen.
2. Empfänger druckt das Dokument aus
3. Empfänger füllt das Ganze handschriftlich aus
4. entweder: Empfänger scannt (fotografiert) das Dokument wieder ein und der Absender erhält es per E-Mail
5. oder: Empfänger verpackt es in einen Umschlag und es kommt auf Papier zurück zum Absender.
   Das kann auch passieren, weil E-Mail, für manche Personen, so viel komplizierter ist als WhatsApp …
6. Absender darf dann die Daten wieder aus der Grafik abtippen, weil Handschrift und automatische Texterkennung meistens nicht optimal kompatibel sind

Ersparen Sie sich, Ihren Mitarbeitern, Kunden und Anwendern diesen Ablauf!
Erstellen Sie richtige Formulare, deren Daten Sie auch automatisch weiterverarbeiten können.

(siehe auch: PDF-Formular-Daten importieren und exportieren mit dem Adobe Acrobat Reader)

Was häufig fehlt:
Wenn Sie erwarten, dass ein Formular auf dem Postweg zurückgesandt wird, dann gestalten Sie auch das Formular so, dass die Rücksendung (erste Seite), mit Ihnen als Empfänger, in einen Fensterumschlag passt.
Dadurch ersparen Sie Ihrem Kunden, dass er Ihre Anschrift nochmals auf den Briefumschlag schreiben muss.

Beispiel

Ein Beispiel-Formular, in LibreOffice erstellt, finden Sie am Ende der Seite.

Passwort Schutz

PDF-Dokumente können gegen Lesen, Drucken usw. geschützt werden, darum nutzen sie es auch.
Am sinnvollsten ist hier meistens der Schutz gegen die Entnahme von Inhalten.

Bevor in LibreOffice die Optionen anwählbar sind, müssen sie ein Kennwort eingeben:

Eingebettete Dateien

Diese sind in erster Linie für die Archivierung gedacht (PDF/A). Möchte man die PDFs nicht zum Bearbeiten weitergeben, dann betten sie nicht die Originaldatei ein.
Die Originaldatei kann um ein Vielfaches größer sein, als die eigentliche PDF-Datei.

PDF Export aus verschiedenen Office-Pakten

Beim PDF-Export aus verschiedenen Office-Paketen heraus fällt auf, dass die Ergebnisse sehr unterschiedlich ausfallen, bei allem, was über reinen Text hinausgeht.

Nicht jedes Programm kann alles gleich gut und es gibt extreme Unterschiede, was die Export-Optionen betrifft.

Weitere PDF-Optimierung

Verschiedene Möglichkeiten zur weiteren oder nachträglichen Optimierung von PDF-Dateien.

Checklisten

Allgemein

• Der Dateiname ist aussagekräftig. z. B. Firma_Artikel_Rechnung_Datum.pdf, Autor_Buchreihe_Band_Auflage.pdf)
• Maximal zwei bis drei Schriftarten (bei Texten).
• Alle Schriftarten sind vollständig eingebettet.
• Logos, Strichzeichnungen, Diagramme und andere einfachere Grafiken als Vektorgrafik.
• Links / E-Mail sind alle anklickbar und öffnen das entsprechende Programm (Browser, E-Mail).
• Dokumenten Information / Titel vorhanden und wird in einem PDF-Viewer auch angezeigt.
• Passwortschutz / Zertifikat.
• Dateien sind eingebettet, nur wenn dies unbedingt nötig ist (Archivierung / PDF/A).
• Auflösung der PDFs beim Speichern angepasst (min. 150 dpi, wenn Grafiken enthalten).
• Komprimierung der Grafiken beim Speichern angepasst.
• Bei Schwarzweißbildern ist keine JBIG2-Kompression verwendet.
• Ergebnis auf verschiedenen System getestet? Die PDF muss überall gleich aussehen!

Verwendung als Formular

• Formulare lassen sich ausfüllen.
• Alle Formularfelder sind für Maximalwerte ausgelegt (z. B. längster Ortsname Deutschlands).
• Alle Formularfelder sind groß genug, um diese problemlos mit der Hand auszufüllen.
• Ausgefüllte Formulare lassen sich mit den Informationen abspeichern.
• Formular-Daten lassen sich als z. B. als FDF oder XFDF speichern und weiterverarbeiten.

Verwendung als Download

• Suchmaschinenoptimierung (SEO): Meta-Informationen sind angegeben (Titel, Verfasser, Stichworte).
• Suchmaschinenoptimierung (SEO): Text nicht als Grafik.
• Suchmaschinenoptimierung (SEO): Hat die PDF den gleichen Inhalt wie die Webseite (Duplicate Content)? Dies entsprechend berücksichtigen (Sitemap, canonical Tags, .htaccess).
• Die PDF ist für schnelle Webanzeige optimiert.
• Die Meta-Informationen sind auch mit Passwortschutz auslesbar.
• Die Dateigröße ist möglichst gering.

Zusammenfassung

Mehr zum Thema

Software

• PDF-FormData: Formular-Daten importieren und exportieren mit dem Adobe Acrobat Reader
• PDF-PrintInfo: Informationen auf jede Seite einer PDF-Datei einzufügen
• LibreOffice
• SoftMaker Office
• Microsoft Office
• PDF-XChange
• PDF24 Creator
• ABBY FineReader
• Adobe Acrobrat DC
• VirtualBox
• OSBoxes (vorgefertigte Betriebssystem-Images z. B. für VirtualBox)
• Ghostscript

Weiterführende Informationen

• Viaprinto Blog - Die 10 wichtigsten Grundregeln für typographisches Gestalten
• [1] D. Kriesel: BSI überarbeitet Richtlinie RESISCAN, verbietet JBIG2
• [2] BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN)
• [3] PDF Insecurity (Englisch)
• [4] D. Kriesel: Xerox-Scankopierer verändern geschriebene Zahlen
• [5] Optimizing PDFs with Ghostscript
• Metadaten bearbeiten mit dem ExifTool

Begriffserklärungen

• PDF
• FDF (XFDF)
• Liste von Schriftarten
• Vektorgrafik
• Vektorfont
• SVG
• WMF
• EMF
• JBIG2
• JPG / JPEG
• JPEG 2000

Downloads

Updates

---