PDFs werden seit vielen Jahren verwendet
dennoch sind die Dateien oft nicht optimal gespeichert.
- extrem große Dateien – obwohl kaum Inhalt vorhanden ist
- verpixelte Grafiken – die kaum erkennbar sind
- eingefügte Internet- oder E-Mail-Links, welche nicht anklickbar sind
- seltsame Dokumententitel wie:
Word Dokument 0815.docx
- Formulare, die man nicht ausfüllen kann
- dass fast nie ein Passwort-Schutz vorhanden ist, braucht kaum noch erwähnt zu werden
- …
Dateigröße
Die Dateigröße einer PDF wird durch mehrere Faktoren bestimmt.
- Anzahl der Seiten
- Anzahl der verwendeten Schriftarten
- Anzahl und Art der Grafiken (Vektor oder Raster)
- Menge des Textes
- Auflösung des Dokuments / Grafiken (dpi)
- Eingebettete Dateien
- Scripte
Das Verhältnis, wie die einzelnen Faktoren die Größe beeinflussen, sieht oft wie folgt aus:

Anzahl der Seiten
Hier lässt sich wenig beeinflussen. Wenn ein Buch ein paar hundert Seiten hat, dann ist es eben so.Anzahl der verwendeten Schriftarten
Für eine korrekte Darstellung beim Empfänger sollten alle Schriftarten vollständig eingebettet werden.
Weniger ist mehr.
Arbeiten Sie mit maximal zwei Schriftarten. Mehr, geht zulasten der Lesbarkeit.
In Büchern sollte das absolut vermieden werden.
Kommt es nur auf den Text an und ist die Schriftart egal, dann betten Sie einfach keine Schrift ein, oder? Einfach mal ausprobieren.
Haben Sie es ausprobiert – ja?
Auf dem Rechner, auf der die Datei erstellt wurde, funktioniert das Weglassen der Schriften ohne Probleme und wenn Sie es auf einem Rechner öffnen, der diese Schriftarten nicht installiert hat, passiert Folgendes:
Entweder es wird eine Ersatzschrift gefunden, oder das Dokument wird unlesbar.
Das kann sich bei jedem Empfänger unterschiedlich auswirken.
Windows auf dem die PDF erstellt wurde Acrobat Reader | Windows ohne zusätzlich installierte Schriftarten Adobe Acrobat Pro | Linux ohne zusätzlich installierte Schriftarten Okular |
---|---|---|
![]() Vollständig lesbar | ![]() Teilweise lesbar | ![]() Unlesbar! |
Eine falsche Einstellung beim Exportieren und das Dokument ist beim Empfänger evtl. nicht mehr zu gebrauchen!
Anzahl und Art der Grafiken
Grafiken beeinflussen die Größe einer PDF-Datei am meisten.
Hier lässt sich viel Platz sparen, indem Sie Logos, Strichzeichnungen, Diagramme und andere einfachere Grafiken als Vektorgrafik einsetzen.
Bestimmte Bilder in Graustufen umwandeln (z. B. Screenshots von Texten oder Strichzeichnungen).
Alle Bilder erst einmal auf gar keinen Fall als JPEG einsetzen, außer Fotos in höchster Qualität, damit die Bilder beim Export nicht nochmals komprimiert und damit qualitativ schlechter werden.


Nutzen Sie diese Möglichkeit, um bei verschiedenen Bildern hier unterschiedliche Qualitätsstufen einzustellen, oder um zu große Bilder anzupassen.
Vermeiden Sie es, Bilder in Textverarbeitungen zuzuschneiden
. Damit werden die Bilder meistens nicht kleiner, sondern nur Teile davon ausgeblendet. D. h. die Dokumentengröße ändert sich dadurch nicht.
Auflösung
Für das Lesen am Bildschirm sind 200 dpi akzeptabel.Bei 150 dpi werden die Grafiken meistens undeutlich, was gerade bei JPEG-Komprimierung sehr hervorsticht.
Soll das Ganze gedruckt werden, sollten es mindestens 300 dpi sein.
Links
Links im Dokument
Niemand möchte Links aus einem Dokument herauskopieren, oder gar abtippen, nur weil der Text aus einer Grafik besteht!


Links von Web-Seiten auf eine PDF-Datei
Neben der Möglichkeit direkt auf eine PDF-Datei zu verlinken, bestehen auch noch die Möglichkeiten auf bestimmte Inhalte in einer PDF-Datei zu verlinken.- Benanntes Ziel / Sprungmarke:
Genau wie in Web-Seiten oder Ziele innerhalb eines PDFs lassen sich diese mit externen Links ansprechen:
<a href="https://www.example.com/example.pdf#marke">
Den Link auf Ziele in vorhandenen PDF-Dateien herauszufinden, ist mit Adobe-Programmen oft umständlich bis unmöglich (Reader).
Am einfachsten ist es, die PDF-Datei mit FireFox zu öffnen. Dort kann man die Links im Inhaltsverzeichnis oder an den Zielen über das Kontextmenü kopieren.
- Bestimmte Seite:
Auch Seiten lassen sich gezielt aufrufen, z. B. die Seite 100:
<a href="https://www.example.com/example.pdf#page=100">
Dokumententitel / Dokumenten-Information
Word Dokument Vorlage xyz.docxlauten, sondern der Titel ihres Dokuments sein.
Dokumenten-Informationeneintragen; inklusive Autor, Thema, Stichworte, Auflage, Version usw. und beim Speichern der PDF-Datei auch angeben, dass der Titel angezeigt wird.

Formulare
- Gestalten Sie PDF-Dokumente zum Ausfüllen als Formular!
- Nicht jeder Anwender nutzt die Funktionen zum Ausfüllen / Beschriften von PDFs.
- Wenn sie Formulare erstellen, dann so, dass man diese auch ausgefüllt speichern kann.
Häufig findet man folgende Arbeitsschritte im Umgang mit PDFs zum Ausfüllen:
- Dokument wird zum Ausfüllen (kein Formular) per E-Mail an den Empfänger gesandt oder von diesem heruntergeladen.
- Empfänger druckt das Dokument aus
- Empfänger füllt das Ganze handschriftlich aus
- entweder: Empfänger scannt (fotografiert) das Dokument wieder ein und der Absender erhält es per E-Mail
- oder: Empfänger verpackt es in einen Umschlag und es kommt auf Papier zurück zum Absender.
Das kann auch passieren, weil E-Mail, für manche Personen, so viel komplizierter ist als WhatsApp …- Absender darf dann die Daten wieder aus der Grafik abtippen, weil Handschrift und automatische Texterkennung meistens nicht optimal kompatibel sind
Ersparen Sie sich, Ihren Mitarbeitern, Kunden und Anwendern diesen Ablauf!
Erstellen Sie richtige Formulare, deren Daten Sie auch automatisch weiterverarbeiten können.
(siehe auch: PDF-Formular-Daten importieren und exportieren mit dem Adobe Acrobat Reader)
Testen Sie, ob Sie das auch handschriftlich eintragen können! Bei vielen Formularen, gerade von Ämtern, ist dies unmöglich.
Speichern Sie es als PDF über einen PDF-Drucker, oder in Windows notfalls als XPS.
Was häufig fehlt:
Wenn Sie erwarten, dass ein Formular auf dem Postweg zurückgesandt wird, dann gestalten Sie auch das Formular so, dass die Rücksendung (erste Seite), mit Ihnen als Empfänger, in einen Fensterumschlag passt.
Dadurch ersparen Sie Ihrem Kunden, dass er Ihre Anschrift nochmals auf den Briefumschlag schreiben muss.
Beispiel
Ein Beispiel-Formular, in LibreOffice erstellt, finden Sie am Ende der Seite.Passwort Schutz
Signierung und Passwortschutz sind bei PDFs nur bedingt brauchbar. Damit kann ein Auslesen oder Verändern des Inhalts nicht verhindert werden [3].
Am sinnvollsten ist hier meistens der Schutz gegen die Entnahme von Inhalten.
Bevor in LibreOffice die Optionen anwählbar sind, müssen sie ein Kennwort eingeben:
Dies lässt sich nur in den wenigsten Programmen getrennt einstellen (Adobe Acrobat).
Eingebettete Dateien
Diese sind in erster Linie für die Archivierung gedacht (PDF/A). Möchte man die PDFs nicht zum Bearbeiten weitergeben, dann betten sie nicht die Originaldatei ein.Die Originaldatei kann um ein Vielfaches größer sein, als die eigentliche PDF-Datei.
PDF Export aus verschiedenen Office-Pakten
Beim PDF-Export aus verschiedenen Office-Paketen heraus fällt auf, dass die Ergebnisse sehr unterschiedlich ausfallen, bei allem, was über reinen Text hinausgeht.
Nicht jedes Programm kann alles gleich gut und es gibt extreme Unterschiede, was die Export-Optionen betrifft.
Programm | Schriften | Schriften einbetten vollständig / teilweise | Transparente Schatten | Transparenz PNG | SVG | EMF / WMF | Export als JPEG 2000 | Formen Export als Vektor | Farbverlauf Export als Vektor |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
LibreOffice 7.3 | / - | keine weichen Schatten möglich | wird zu Rastergrafik | ||||||
Softmaker Office 2021 | / | wird zu Rastergrafik | wird zu Rastergrafik Druck über PDF-XChange bleibt skalierbar. | wird zu Rastergrafik | wird zu Rastergrafik | ||||
Microsoft Office 365 | (ab 2016, Version 1611 build 7571.2072) | ||||||||
ABBY Finereader (Drucker PDF-XChange) | / | Programmabhängig |



Wenn man als Ergebnis hochwertige PDF-Dateien haben möchte, ist Microsoft Office nicht zu empfehlen.

Weitere PDF-Optimierung
Verschiedene Möglichkeiten zur weiteren oder nachträglichen Optimierung von PDF-Dateien.Checklisten
Allgemein
- Der Dateiname ist aussagekräftig. z. B. Firma_Artikel_Rechnung_Datum.pdf, Autor_Buchreihe_Band_Auflage.pdf)
- Maximal zwei bis drei Schriftarten (bei Texten).
- Alle Schriftarten sind vollständig eingebettet.
- Logos, Strichzeichnungen, Diagramme und andere einfachere Grafiken als Vektorgrafik.
- Links / E-Mail sind alle anklickbar und öffnen das entsprechende Programm (Browser, E-Mail).
- Dokumenten Information / Titel vorhanden und wird in einem PDF-Viewer auch angezeigt.
- Passwortschutz / Zertifikat.
- Dateien sind eingebettet, nur wenn dies unbedingt nötig ist (Archivierung / PDF/A).
- Auflösung der PDFs beim Speichern angepasst (min. 150 dpi, wenn Grafiken enthalten).
- Komprimierung der Grafiken beim Speichern angepasst.
- Bei Schwarzweißbildern ist keine JBIG2-Kompression verwendet.
- Ergebnis auf verschiedenen System getestet? Die PDF muss überall gleich aussehen!
Verwendung als Formular
- Formulare lassen sich ausfüllen.
- Alle Formularfelder sind für Maximalwerte ausgelegt (z. B. längster Ortsname Deutschlands).
- Alle Formularfelder sind groß genug, um diese problemlos mit der Hand auszufüllen.
- Ausgefüllte Formulare lassen sich mit den Informationen abspeichern.
- Formular-Daten lassen sich als z. B. als FDF oder XFDF speichern und weiterverarbeiten.
Verwendung als Download
- Suchmaschinenoptimierung (SEO): Meta-Informationen sind angegeben (Titel, Verfasser, Stichworte).
- Suchmaschinenoptimierung (SEO): Text nicht als Grafik.
- Suchmaschinenoptimierung (SEO): Hat die PDF den gleichen Inhalt wie die Webseite (Duplicate Content)? Dies entsprechend berücksichtigen (Sitemap, canonical Tags, .htaccess).
- Die PDF ist für schnelle Webanzeige optimiert.
- Die Meta-Informationen sind auch mit Passwortschutz auslesbar.
- Die Dateigröße ist möglichst gering.
Zusammenfassung
- kompakt sind
- zufriedene Benutzer hinterlassen
- Bandbreite und Speicherplatz und somit auch Energie sparen
Software
- PDF-FormData: Formular-Daten importieren und exportieren mit dem Adobe Acrobat Reader
- PDF-PrintInfo: Informationen auf jede Seite einer PDF-Datei einzufügen
- LibreOffice
- SoftMaker Office
- Microsoft Office
- PDF-XChange
- PDF24 Creator
- ABBY FineReader
- Adobe Acrobrat DC
- VirtualBox
- OSBoxes (vorgefertigte Betriebssystem-Images z. B. für VirtualBox)
- Ghostscript
Weiterführende Informationen
- Viaprinto Blog - Die 10 wichtigsten Grundregeln für typographisches Gestalten
- [1] D. Kriesel: BSI überarbeitet Richtlinie RESISCAN, verbietet JBIG2
- [2] BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN)
- [3] PDF Insecurity (Englisch)
- [4] D. Kriesel: Xerox-Scankopierer verändern geschriebene Zahlen
- [5] Optimizing PDFs with Ghostscript
- Metadaten bearbeiten mit dem ExifTool
Begriffserklärungen
- FDF (XFDF)
- Liste von Schriftarten
- Vektorgrafik
- Vektorfont
- SVG
- WMF
- EMF
- JBIG2
- JPG / JPEG
- JPEG 2000
Downloads
Dokumentenoptimierung Beispielvorlage 2.1 | |||
Ein PDF-Beispiel mit verschiedenen Vektorgrafiken, Schriftarten, Tabellen und simulierter Bleistift / Kugelschreiber Handschrift. | Download | ||
461.89 KB | 719 |
Dokumentenoptimierung - PDF Schriften nicht eingebetttet | |||
PDF mit nicht eingebetteten Schriftarten. | Download | ||
41.96 KB | 546 |
Beispielformular: Krankmeldung für Schüler V2.0 | |||
In LibreOffice erstelltes Formular als PDF exportiert. LibreOffice-Vorlage und PDF enthalten. | Download | ||
44.34 KB Creative Commons ![]() | 21 |
Updates
- 12.10.2023: Beispiel-Formular als Download.
- 04.07.2023: Artikel aufgeteilt.
- 22.05.2023: Rechtschreibfehler und Grammatik korrigiert.
- 18.02.2023: Abschnitt
Optimierung mit Ghostscript
eingefügt und verschiedene Korrekturen.