Dokumentenoptimierung - PDFs optimieren

PDFs werden seit vielen Jahren verwendet

dennoch sind die Dateien oft nicht optimal gespeichert.

• extrem große Dateien – obwohl kaum Inhalt vorhanden ist
• verpixelte Grafiken – die kaum erkennbar sind
• eingefügte Internet- oder E-Mail-Links, welche nicht anklickbar sind
• seltsame Dokumententitel wie: Word Dokument 0815.docx
• Formulare, die man nicht ausfüllen kann
• dass fast nie ein Passwort-Schutz vorhanden ist, braucht kaum noch erwähnt zu werden
• …

Dateigröße

Die Dateigröße einer PDF wird durch mehrere Faktoren bestimmt.

• Anzahl der Seiten
• Anzahl der verwendeten Schriftarten
• Anzahl und Art der Grafiken (Vektor oder Raster)
• Menge des Textes
• Auflösung des Dokuments / Grafiken (dpi)
• Eingebettete Dateien
• Scripte

Das Verhältnis, wie die einzelnen Faktoren die Größe beeinflussen, sieht oft wie folgt aus:

Anzahl der Seiten

Anzahl der verwendeten Schriftarten

Für eine korrekte Darstellung beim Empfänger sollten alle Schriftarten vollständig eingebettet werden.

Kommt es nur auf den Text an und ist die Schriftart egal, dann betten Sie einfach keine Schrift ein, oder? Einfach mal ausprobieren.

Haben Sie es ausprobiert – ja?

Auf dem Rechner, auf der die Datei erstellt wurde, funktioniert das Weglassen der Schriften ohne Probleme und wenn Sie es auf einem Rechner öffnen, der diese Schriftarten nicht installiert hat, passiert Folgendes:
Entweder es wird eine Ersatzschrift gefunden, oder das Dokument wird unlesbar.
Das kann sich bei jedem Empfänger unterschiedlich auswirken.

PDF ohne eingebettete Schriften auf unterschiedlichen Systemen

Windows auf dem die PDF erstellt wurde Acrobat Reader	Windows ohne zusätzlich installierte Schriftarten Adobe Acrobat Pro	Linux ohne zusätzlich installierte Schriftarten Okular
Vollständig lesbar	Teilweise lesbar	Unlesbar!

Anzahl und Art der Grafiken

Grafiken beeinflussen die Größe einer PDF-Datei am meisten.

Hier lässt sich viel Platz sparen, indem Sie Logos, Strichzeichnungen, Diagramme und andere einfachere Grafiken als Vektorgrafik einsetzen.
Bestimmte Bilder in Graustufen umwandeln (z. B. Screenshots von Texten oder Strichzeichnungen).
Alle Bilder erst einmal auf gar keinen Fall als JPEG einsetzen, außer Fotos in höchster Qualität, damit die Bilder beim Export nicht nochmals komprimiert und damit qualitativ schlechter werden.

Einige Office-Pakete bieten die Möglichkeit, die Bilder nach dem Einfügen zu komprimieren

• LibreOffice
• Microsoft Office

Nutzen Sie diese Möglichkeit, um bei verschiedenen Bildern hier unterschiedliche Qualitätsstufen einzustellen, oder um zu große Bilder anzupassen.

Vermeiden Sie es, Bilder in Textverarbeitungen zuzuschneiden. Damit werden die Bilder meistens nicht kleiner, sondern nur Teile davon ausgeblendet. D. h. die Dokumentengröße ändert sich dadurch nicht.

PDF-Optimierung mit Online-Diensten

Komprimierung von verschiedenen PDFs, z. B. mit dem Online-Dienst PDF Compressor:

Qualitätsunterschiede sind an den Dateien danach so gut wie nicht vorhanden.

Da dies kein Einzelfall ist, ist die umsonst übertragene Datenmenge weltweit um ein Vielfaches größer.

Auflösung

Soll das Ganze gedruckt werden, sollten es mindestens 300 dpi sein.

Links

Links im Dokument

Einige Programme bieten die Möglichkeit, Links automatisch zu erkennen und zu erzeugen

• PDF-XChange
• Adobe Acrobat Pro

Links von Web-Seiten auf eine PDF-Datei

1. Benanntes Ziel / Sprungmarke:
   Genau wie in Web-Seiten oder Ziele innerhalb eines PDFs lassen sich diese mit externen Links ansprechen:
   <a href="https://www.example.com/example.pdf#marke">
   
   
   Den Link auf Ziele in vorhandenen PDF-Dateien herauszufinden, ist mit Adobe-Programmen oft umständlich bis unmöglich (Reader).
   Am einfachsten ist es, die PDF-Datei mit FireFox zu öffnen. Dort kann man die Links im Inhaltsverzeichnis oder an den Zielen über das Kontextmenü kopieren.
   
   
2. Bestimmte Seite:
   Auch Seiten lassen sich gezielt aufrufen, z. B. die Seite 100:
   <a href="https://www.example.com/example.pdf#page=100">

Dokumententitel / Dokumenten-Information

Formulare

Häufig findet man folgende Arbeitsschritte im Umgang mit PDFs zum Ausfüllen:

1. Dokument wird zum Ausfüllen (kein Formular) per E-Mail an den Empfänger gesandt oder von diesem heruntergeladen.
2. Empfänger druckt das Dokument aus
3. Empfänger füllt das Ganze handschriftlich aus
4. entweder: Empfänger scannt (fotografiert) das Dokument wieder ein und der Absender erhält es per E-Mail
5. oder: Empfänger verpackt es in einen Umschlag und es kommt auf Papier zurück zum Absender.
   Das kann auch passieren, weil E-Mail, für manche Personen, so viel komplizierter ist als WhatsApp …
6. Absender darf dann die Daten wieder aus der Grafik abtippen, weil Handschrift und automatische Texterkennung meistens nicht optimal kompatibel sind

Ersparen Sie sich, Ihren Mitarbeitern, Kunden und Anwendern diesen Ablauf!
Erstellen Sie richtige Formulare, deren Daten Sie auch automatisch weiterverarbeiten können.

(siehe auch: PDF-Formular-Daten importieren und exportieren mit dem Adobe Acrobat Reader)

Was häufig fehlt:
Wenn Sie erwarten, dass ein Formular auf dem Postweg zurückgesandt wird, dann gestalten Sie auch das Formular so, dass die Rücksendung (erste Seite), mit Ihnen als Empfänger, in einen Fensterumschlag passt.
Dadurch ersparen Sie Ihrem Kunden, dass er Ihre Anschrift nochmals auf den Briefumschlag schreiben muss.

Passwort Schutz

Bevor in LibreOffice die Optionen anwählbar sind, müssen sie ein Kennwort eingeben:

Eingebettete Dateien

PDF Export aus verschiedenen Office-Pakten

Beim PDF-Export aus verschiedenen Office-Paketen heraus fällt auf, dass die Ergebnisse sehr unterschiedlich ausfallen, bei allem, was über reinen Text hinausgeht.

Nicht jedes Programm kann alles gleich gut und es gibt extreme Unterschiede, was die Export-Optionen betrifft.

Vergleich der Export-Einstellungen (Bild-Kompression)

• LibreOffice 7.3
• SoftMaker Office 2021
• Microsoft Office 365
• PDF XChange V5

Microsoft Office bietet nur grundlegende Einstellmöglichkeiten, die dazu nicht alle in einem Dialog gesammelt sind.
Wenn man als Ergebnis hochwertige PDF-Dateien haben möchte, ist Microsoft Office nicht zu empfehlen.

Optimierung mit Ghostscript

Ghostscript ist ein freier Interpreter der Seitenbeschreibungssprache PostScript und des Portable Document Format. aus Wikipedia

Ghostscript ist für verschiedene Betriebssysteme erhältlich und Basis für viele Programme, die PDFs erzeugen oder verarbeiten.

pdfcompress ()
{
   gs -q -dNOPAUSE -dBATCH -dSAFER \
   -dFastWebView \
   -sDEVICE=pdfwrite \
   -dCompatibilityLevel=2.0 \
   -dPDFSETTINGS=/screen \
   -dPreserveMarkedContent=true \
   -dEmbedAllFonts=true \
   -dSubsetFonts=true \
   -dConvertCMYKImagesToRGB=true \
   -dJPEGQ=70 \
   -dDownsampleColorImages=true \
   -dColorImageDownsampleType=/Bicubic \
   -dColorImageResolution=200 \
   -dDownsampleGrayImages=true \
   -dGrayImageDownsampleType=/Bicubic \
   -dGrayImageResolution=200 \
   -dDownsampleMonoImages=true \
   -dMonoImageDownsampleType=/Subsample \
   -dMonoImageResolution=400 \
   -sOutputFile=${1%.*}.compressed.pdf $1;
   
	exiftool -tagsFromFile $1 ${1%.*}.compressed.pdf;
  	exiftool -g ${1%.*}.compressed.pdf;
}
                  
                  

@echo off
:start
echo.
echo %1

FOR %%A IN (%1) DO set file=%%~fA

	"%ProgramFiles%\gs\gs10.00.0\bin\gswin64c.exe"  ^
		-q -dNOPAUSE -dBATCH -dSAFER ^
	   -dFastWebView ^
	   -sDEVICE=pdfwrite ^
	   -dCompatibilityLevel=2.0 ^
	   -dPDFSETTINGS=/screen ^
	   -dPreserveMarkedContent=true ^
	   -dEmbedAllFonts=true ^
	   -dSubsetFonts=true ^
	   -dConvertCMYKImagesToRGB=true ^
	   -dJPEGQ=70 ^
	   -dDownsampleColorImages=true ^
	   -dColorImageDownsampleType=/Bicubic ^
	   -dColorImageResolution=200 ^
	   -dDownsampleGrayImages=true ^
	   -dGrayImageDownsampleType=/Bicubic ^
	   -dGrayImageResolution=200 ^
	   -dDownsampleMonoImages=true ^
	   -dMonoImageDownsampleType=/Subsample ^
	   -dMonoImageResolution=400 ^
	   -sOutputFile=%1.compressed.pdf "%file%"
	echo.
	shift
if NOT x%1==x goto start
pause
                  

Weitere PDF-Optimierung

Wer im Besitz von Adobe Acrobat Professional, einem Nachfolger davon im Abo oder einer ähnlichen Software, ist, der kann PDF-Dateien noch weiter optimieren.

1. Dokument wie oben beschrieben vorbereiten.
2. Wenn es für den Bildschirm ist: Bilder, die bei 200 dpi noch gut aussehen, im Dokument die Auflösung des Bildes auf 200 dpi reduzieren.
3. Das Dokument als unkomprimiertes PDF speichern. Nicht erschrecken - das Ergebnis kann richtig groß werden.
4. Diese PDF in Adobe Acrobat Pro öffnen und die "PDF Optimierung" (Menü: Erweitert) öffnen.

Die Einstellungen für Transparenz nicht markieren und die Schriften kann man normalerweise auch lassen, wie es vorgeschlagen ist.

Wichtig sind die folgenden Einstellungen.

Adobe Acrobat: PDF-Optimierung

• Bilder
• Objekte löschen
• Benutzerdaten verwerfen
• Bereinigen

Der wohl wichtigste Punkt. Mit dieser Einstellung wird nun jedes Bild, das mehr 200 dpi hat, mit JPEG 2000 komprimiert, was wesentlich effektiver als JPEG ist.

JBIG2
Bei Schwarzweißbildern sollte (laut BSI), für rechtssichere Dokumente, auf die JBIG2-Komprimierung verzichtet werden  ^{[1]  [2]}.

Das Problem liegt hier allerdings nicht im Verfahren, sondern in einer fehlerhaften Implementierung, die in XEROX-Kopierern, über viele Jahre hinweg, zu verfälschten Scans und Kopien führte ^[4].

Diese Seite sollte beachtet werden, wenn die PDF-Formulare enthält.

Hier aufpassen, sonst werden sämtliche Links und Benutzerdaten wieder gelöscht!
Einfach an den gezeigten Einstellungen orientieren.

Soll die Datei aus dem Internet geladen werden, unbedingt den letzten Punkt "PDF für schnelle Webanzeige optimieren" aktivieren. Damit wird die erste Seite schon angezeigt, auch wenn die Datei noch nicht vollständig heruntergeladen ist.

Checklisten

Allgemein

• Der Dateiname ist aussagekräftig. z. B. Firma_Artikel_Rechnung_Datum.pdf, Autor_Buchreihe_Band_Auflage.pdf)
• Maximal zwei bis drei Schriftarten (bei Texten).
• Alle Schriftarten sind vollständig eingebettet.
• Logos, Strichzeichnungen, Diagramme und andere einfachere Grafiken als Vektorgrafik.
• Links / E-Mail sind alle anklickbar und öffnen das entsprechende Programm (Browser, E-Mail).
• Dokumenten Information / Titel vorhanden und wird in einem PDF-Viewer auch angezeigt.
• Passwortschutz / Zertifikat.
• Dateien sind eingebettet, nur wenn dies unbedingt nötig ist (Archivierung / PDF/A).
• Auflösung der PDFs beim Speichern angepasst (min. 150 dpi, wenn Grafiken enthalten).
• Komprimierung der Grafiken beim Speichern angepasst.
• Bei Schwarzweißbildern ist keine JBIG2-Kompression verwendet.
• Ergebnis auf verschiedenen System getestet? Die PDF muss überall gleich aussehen!

Verwendung als Formular

• Formulare lassen sich ausfüllen.
• Alle Formularfelder sind für Maximalwerte ausgelegt (z. B. längster Ortsname Deutschlands).
• Alle Formularfelder sind groß genug, um diese problemlos mit der Hand auszufüllen.
• Ausgefüllte Formulare lassen sich mit den Informationen abspeichern.
• Formular-Daten lassen sich als z. B. als FDF oder XFDF speichern und weiterverarbeiten.

Verwendung als Download

• Suchmaschinenoptimierung (SEO): Meta-Informationen sind angegeben (Titel, Verfasser, Stichworte).
• Suchmaschinenoptimierung (SEO): Text nicht als Grafik.
• Suchmaschinenoptimierung (SEO): Hat die PDF den gleichen Inhalt wie die Webseite (Duplicate Content)? Dies entsprechend berücksichtigen (Sitemap, canonical Tags, .htaccess).
• Die PDF ist für schnelle Webanzeige optimiert.
• Die Meta-Informationen sind auch mit Passwortschutz auslesbar.
• Die Dateigröße ist möglichst gering.

Zusammenfassung

Mehr zum Thema

Software

• PDF-FormData: Formular-Daten importieren und exportieren mit dem Adobe Acrobat Reader
• PDF-PrintInfo: Informationen auf jede Seite einer PDF-Datei einzufügen
• LibreOffice
• SoftMaker Office
• Microsoft Office
• PDF-XChange
• PDF24 Creator
• ABBY FineReader
• Adobe Acrobrat DC
• VirtualBox
• OSBoxes (vorgefertigte Betriebssystem-Images z. B. für VirtualBox)
• Ghostscript

Weiterführende Informationen

• Viaprinto Blog - Die 10 wichtigsten Grundregeln für typographisches Gestalten
• [1] D. Kriesel: BSI überarbeitet Richtlinie RESISCAN, verbietet JBIG2
• [2] BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN)
• [3] PDF Insecurity (Englisch)
• [4] D. Kriesel: Xerox-Scankopierer verändern geschriebene Zahlen
• [5] Optimizing PDFs with Ghostscript
• Metadaten bearbeiten mit dem ExifTool

Begriffserklärungen

• PDF
• FDF (XFDF)
• Liste von Schriftarten
• Vektorgrafik
• Vektorfont
• SVG
• WMF
• EMF
• JBIG2
• JPG / JPEG
• JPEG 2000

Downloads

	Dokumentenoptimierung Beispielvorlage 2.1	Beliebt
	Ein PDF-Beispiel mit verschiedenen Vektorgrafiken, Schriftarten, Tabellen und simulierter Bleistift / Kugelschreiber Handschrift.		Download
	07.02.2023  461.89 KB		624

	Dokumentenoptimierung - PDF Schriften nicht eingebetttet
	PDF mit nicht eingebetteten Schriftarten.		Download
	18.07.2022  41.96 KB		478

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