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PDFs werden seit vielen Jahren verwendet

dennoch sind die Dateien oft nicht optimal gespeichert.

Die häufigsten Auffälligkeiten sind:
  • extrem große Dateien - obwohl kaum Inhalt vorhanden ist
  • verpixelte Grafiken - die kaum erkennbar sind
  • eingefügte Internet- oder E-Mail-Links die nicht anklickbar sind
  • seltsame Dokumententitel wie: „Word Dokument 0815.docx”
  • Formulare, die man nicht ausfüllen kann
  • dass fast nie ein Passwort-Schutz vorhanden ist, braucht kaum noch erwähnt zu werden
  • ...
Das können sie vermeiden ...
Alle Screenshots sind von LibreOffice. In anderer Software sehen die Einstellungen ähnlich aus.

Dateigröße

Die Dateigröße einer PDF wird durch mehrere Faktoren bestimmt.

Die wichtigsten sind:
  • Anzahl der Seiten
  • Anzahl der verwendeten Schriftarten
  • Anzahl und Art der Grafiken (Vektor oder Raster)
  • Menge des Textes
  • Auflösung des Dokuments / Grafiken (dpi)
  • Eingebette Dateien
  • Scripte
Das Verhältnis, wie die einzelnen Faktoren die Größe beeinflussen sieht oft wie folgt aus:


Speicherprüfung mit Adobe Acrobat

Anzahl der Seiten

Hier läßt sich wenig beeinflußen. Wenn ein Buch ein paar hundert Seiten hat, dann ist es eben so.

Anzahl der verwendeten Schriftarten

Für eine korrekte Darstellung beim Empfänger sollten alle Schriftarten vollständig eingebettet werden.

Halten sie sich an die Typographen Regel: „Weniger ist mehr”.
Arbeiten sie mit maximal zwei Schriftarten. Mehr geht zu Lasten der Lesbarkeit.
Achten sie auch auf die Schriftart. Serifenlose Schriften wie Arial, sind in langen Texten nicht angenehm zu lesen und strengen den Leser zu sehr an.
In Büchern sollte das absolut vermieden werden.

Kommt es nur auf den Text an und ist die Schriftart egal, dann betten sie einfach keine Schrift ein, oder? Einfach mal ausprobieren.

Haben sie es ausprobiert - ja?

Auf dem Rechner auf dem Datei erstellt wurde, funktioniert das Weglassen der Schriften ohne Probleme und wenn sie es auf auf einem Rechner öffnen, der diese Schriftarten nicht installiert hat, passiert folgendes:
Entweder es wird eine Ersatzschrift gefunden, oder das Dokument wird unlesbar.
Das kann sich auf bei jedem Empfänger unterschiedlich auswirken.

PDF ohne eingebettete Schriften auf unterschiedlichen Systemen
Windows
auf dem die PDF erstellt wurde
Acrobat Reader
Windows
ohne zusätzlich installierte Schriftarten
Adobe Acrobat Pro
Linux
ohne zusätzlich installierte Schriftarten
Okular


Vollständig lesbar


Teilweise lesbar


Unlesbar!
Testen Sie erstellte PDFs auch auf fremden (Betriebs)-Systemen.
Eine falsche Einstellung beim Exportieren und das Dokument ist beim Empfänger evtl. nicht mehr zu gebrauchen!
Wenn sie keinen anderes Test-System (Rechner) zur Verfügung haben, installieren sie einen virtuellen Rechner, wie z. B. mit VirtualBox.

Anzahl und Art der Grafiken

Grafiken beeinflußen die Größe einer PDF-Datei am meisten.

Hier läßt sich viel Platz sparen indem sie Logos, Strichzeichungen, Diagramme und andere einfachere Grafiken als Vektorgrafik einsetzen.
Bestimmte Bilder in Graustufen umwandeln (z. B. Screenshots von Texten oder Strichzeichnungen).
Alle Bilder ersteinmal auf gar keinen Fall als JPEG einsetzen, außer Fotos in höchster Qualität, damit die Bilder beim Export nicht nochmals komprimiert und damit qualitativ schlechter werden.

Einige Office-Pakete bieten die Möglichkeit, die Bilder nach dem Einfügen zu komprimieren

Nutzen sie diese Möglichkeit um bei verschiedenen Bilder hier unterschiedliche Qualtitätstufen einzustellen, oder um zu große Bilder anzupassen.

Vermeiden Sie es Bilder in Textverabeitungen „zuzuschneiden”. Damit werden die Bilder nicht kleiner, sondern nur Teile davon ausgeblendet. D. h. die Dokumentengröße ändert sich dadurch nicht.

Möchten sie es einfacher haben und Ihre Dokumente sind keine Geheimnisse?

Es gibt einige Online-Dienste, bei denen man PDFs hochladen und die optimierte Version wieder herunterladen kann. sie werden erstaunt sein wie sie damit ihre Dateien „klein” bekommen.

Komprimierung von verschiedenen PDFs mit dem Online-Dienst PDF Compressor::

PDF_Compressor

Qualitätsunterschiede sind an den Dateien danach so gut wie nicht vorhanden.
Die Datei mit 92 % Ersparnis war zuvor ca. 15 MB groß; d. h. die Dateigröße war danach nur noch ca. 1,2 MB.
Das ist, bei jedem Download dieser Datei, eine große Menge an Daten, die unnötig heruntergeladen werden muss.


Auflösung

Für das Lesen am Bildschirm sind 200 dpi akzeptabel.
Bei 150 dpi werden die Grafiken meistens undeutlich, was gerade bei JPEG-Komprimierung sehr hervorsticht.
Soll das Ganze gedruckt werden, sollten es mindestens 300 dpi sein.




Links

Links im Dokument

Wenn Sie Links oder E-Mail-Adressen im Dokument angeben, dann bitte so, dass diese auch anklickbar sind.
Niemand möchte Links aus einem Dokument herauskopieren, oder gar abtippen, da der Text aus einer Grafik besteht!
Für Ausdrucke diese nochmal am Ende als Liste angeben. Blanke Links sehen mitten im Text sehr unschön aus und hindern den Lesefluß ungemein. Zudem ist nicht sicher ob diese in einigen Jahren, oder auch nur Tagen, noch aktuell sind.

Einige Programme bieten die Möglichkeit, Links automatisch zu Erkennen und zu Erzeugen

Links von Web-Seiten auf eine PDF-Datei

Neben der Möglichkeit direkt auf eine PDF-Datei zu verlinken, bestehen auch noch die Möglichkeiten auf bestimmte Inhalte in einer PDF-Datei zu verlinken.
  1. Benanntes Ziel / Sprungmarke:
    Genau wie in Web-Seiten oder Ziele innerhalb einer PDF lassen sich diese mit externen Links ansprechen:
    <a href="https://www.example.com/example.pdf#marke">

    Den Link auf Ziele in vorhandenen PDF-Dateien herauszufinden ist mit Adobe-Programmen oft umständlich bis unmöglich (Reader).
    Am einfachsten ist es die PDF-Datei mit FireFox zu öffnen. Dort kann man die Links im Inhaltsverzeichnis oder an den Zielen über das Context-Menü kopieren.

  2. Bestimmte Seite:
    Auch Seiten lassen sich gezielt aufrufen, z. B. die Seite 100:
    <a href="https://www.example.com/example.pdf#page=100">


Dokumententitel / Dokumenteninformation

Der Titel ihrer PDF soll sicher nicht in der Art „Word Dokument Vorlage xyz.docx” lauten, sondern der Titel ihres Dokuments sein.
Den bitte passend in die „Dokumenten Informationen” eintragen; inklusive Author, Auflage / Version usw. und beim Speichern der PDF-Datei auch angeben, dass der Titel angezeigt wird.




Formulare

Gestalten Sie Dokumente zum Ausfüllen als Formular!
Nicht jeder Anwender nutzt die Funktionen zum Ausfüllen / Beschriften von PDFs.
Wenn sie Formulare erstellen, dann so, dass man diese auch ausgefüllt speichern kann.
Häufig findet man folgende Arbeitsschritte im Umgang mit PDFs zum Ausfüllen:
  1. Dokument wird zum Ausfüllen (kein Formular) per E-Mail an den Empfänger gesandt oder von diesem heruntergeladen.
  2. Empfänger druckt das Dokument aus
  3. Empfänger füllt das Ganze handschriftlich aus
  4. entweder: Empfänger scannt (fotografiert) das Dokument wieder ein und der Absender erhält es per E-Mail
  5. oder: Empfänger verpackt es in einen Umschlag und es kommt auf Papier zurück zum Absender.
    Das kann auch passieren weil E-Mail, für manche Personen, so viel komplizierter ist als WhatsApp ...
  6. Absender darf dann die Daten wieder aus der Grafik abtippen, weil Handschrift und automatische Texterkennung meistens nicht optimal kompatibel sind
Ersparen Sie sich, Ihren Mitarbeitern, Kunden und Anwendern diesen Ablauf!
Erstellen sie richtige Formulare, deren Daten Sie auch automatisch weiterverarbeiten können.

Orientieren Sie sich bei Formularen immer an Maximalwerten, wie z. B. dem längsten Ortsnamen Deutschlands: Schmedeswurtherwesterdeich (26 Buchstaben).
Testen Sie, ob Sie das auch handschriftlich Eintragen können! Bei vielen Formularen, gerade von Ämtern, ist dies unmöglich.
Sollten sie selbst in die Verlegenheit geraten und ein ausgefülltes PDF-Formular nicht speichern können, dann ist die Lösung einfach:
Speichern sie es als PDF über einen PDF-Drucker, oder in Windows notfalls als XPS.

Was häufig fehlt:
Wenn Sie erwarten, dass ein Formular auf dem Postweg zurückgesandt wird, dann gestalten Sie auch das Formular so, dass die Rücksendung (erste Seite), mit Ihnen als Empfänger, in einen Fensterumschlag paßt.
Dadurch ersparen Sie Ihrem Kunden, dass er Ihre Anschrift nochmals auf den Briefumschlag schreiben muss.

Passwort Schutz

Signierung und Passwortschutz sind bei PDFs nur bedingt brauchbar. Damit kann ein Auslesen oder Verändern des Inhalts nicht wirksam verhindert werden [3].
PDF-Dokumente können gegen Lesen, Drucken usw. geschützt werden, darum nutzen sie es auch.
Am sinnvollsten ist hier meistens der Schutz gegen die Entnahme von Inhalten.

Bevor in LibreOffice die Optionen anwählbar sind, müssen sie ein Kennwort eingeben:




Der Passwort-Schutz funktioniert nicht bei PDF/A Dokumenten, die für die Archivierung gedacht sind.
Wenn Sie PDFs zum Download anbieten, achten Sie darauf, dass die Meta-Informationen (Titel, Verfasser) unverschlüsselt blieben. Suchmaschinen könnnen diese Informationen sonst nicht auslesen.
Dies läßt sich nur in den wenigsten Programmen getrennt einstellen (Adobe Acrobat).


Eingebette Dateien

Diese sind in erster Linie für die Archivierung gedacht (PDF/A). Möchte man die PDF nicht gerade zum Bearbeiten weitergeben, dann betten sie nicht die Orignaldatei ein.
Die Originaldatei kann um ein Vielfaches größes sein, als die eigentliche PDF-Datei.

PDF Export aus verschiedenen Office-Pakten

Beim PDF-Export aus verschiedenen Office-Paketen heraus fällt auf, dass die Ergebnisse sehr unterschiedlich ausfallen, bei allem was über reinen Text hinausgeht.

Nicht jedes Programm kann alles gleich gut und es gibt extreme Unterschiede was die Export-Optionen betrifft.


Die Tabelle wird laufend erweitert ... (aktueller Stand: 18.07.2020)
Ergebnis nach dem PDF-Export
Programm Schriften Schriften einbetten
vollständig / teilweise
Transparente Schatten Transparenz PNG SVG EMF / WMF Export als JPEG 2000 Formen
Export als Vektor
Farbverlauf
Export als Vektor
LibreOffice 6.4 / -
keine weichen Schatten möglich
wird zu Rastergrafik
Softmaker Office 2021 /
wird zu Rastergrafik

wird zu Rastergrafik

Druck über PDF-XChange bleibt skalierbar.
wird zu Rastergrafik wird zu Rastergrafik
Microsoft Office
(ab 2016, Version 1611 build 7571.2072)
ABBY Finereader
(Drucker PDF-XChange)
/ Programmabhängig

Vergleich Export-Einstellungen (Bild Kompression)


Microsoft Office fällt bei den Einstellmöglichkeiten für den PDF-Export derart negativ auf, dass ich schon gar nicht mehr von "Möglichkeiten" sprechen kann.
Einige Einstellungen sind nur über der Umweg "Optionen" möglich. Darauf gehe ich hier nicht weiter ein, da es für den Anwender nicht erkennbar ist, welche Optionen sich auf den PDF-Export auswirken.
Hier braucht sich niemand fragen warum mit Microsoft Office erstellte PDFs extrem groß oder qualitativ unbrauchbar sind.

Wenn man als Ergebnis hochwertige PDF-Dateien haben möchte ist Microsoft Office nicht zu empfehlen.


Weitere PDF-Optimierung

Wer im Besitz von Adobe Acrobat Professional, einem Nachfolger davon im Abo oder einer ähnlichen Software, ist, der kann PDF-Dateien noch weiter optimieren.

(Meine) Vorgehensweise:
  1. Dokument wie oben beschrieben vorbereiten.
  2. Wenn es für den Bildschirm ist: Bilder die bei 200 dpi noch gut aussehen, im Dokument die Auflösung des Bildes auf 200 dpi reduzieren.
  3. Das Dokument als unkomprimiertes PDF speichern. Nicht erschrecken - das Ergebnis kann richtig groß werden.
  4. Diese PDF in Adobe Acrobat Pro öffnen und die "PDF Optimierung" (Menu: Erweitert) öffnen.
Die Einstellungen für Transparenz nicht markieren und die Schriften kann man normalerweise auch lassen wie es vorgeschlagen ist.

Wichtig sind die folgenden Einstellungen.

Adobe Acrobat: PDF-Optimierung
Der wohl wichtiste Punkt. Mit dieser Einstellung wird nun jedes Bild, das mehr 200 dpi hat, mit JPEG 2000 komprimiert, was wesentlich effektiver als JPEG ist.


JBIG2
Bei Schwarzweißbildern sollte (laut BSI), für rechtsichere Dokumente, auf die JBIG2-Komprimierung verzichtet werden  [1]  [2].

Das Problem liegt hier allerdings nicht im Verfahren, sondern in einer fehlerhaften Implementierung, die in XEROX-Kopierern, über viele Jahre hinweg, zu verfälschten Scans und Kopien führte [4].
Diese Seite sollte beachtet werden, wenn die PDF Formulare enthält.
Hier aufpassen, sonst werden sämtliche Links und Benutzerdaten wieder gelöscht!
Einfach an den gezeigten Einstellungen orientieren.
Soll die Datei aus dem Internet geladen werden, unbedingt den letzten Punkt "PDF für schnelle Webanzeige optimieren" aktivieren. Damit wird die erste Seite schon angezeigt, auch wenn die Datei noch nicht vollständig heruntergeladen ist.


Checkliste

Allgemein

  • Der Dateiname ist aussagekräftig. z. B. Firma_Artikel_Rechnung_Datum.pdf, Autor_Buchreihe_Band_Auflage.pdf)
  • Maximal zwei bis drei Schriftarten (bei Texten).
  • Alle Schriftarten sind vollständig eingebettet.
  • Logos, Strichzeichungen, Diagramme und andere einfachere Grafiken als Vektorgrafik.
  • Links / E-Mail sind alle anklickbar und öffnen das entsprechende Programm (Browser, E-Mail).
  • Dokumenten Information / Titel vorhanden und wird in einem PDF-Viewer auch angezeigt.
  • Formulare lassen sich ausfüllen.
  • Alle Formularfelder sind für Maximalwerte ausgelegt (z. B. längster Ortsname Deutschlands).
  • Alle Formularfelder sind groß genug, um diese problemlos mit der Hand auszufüllen.
  • Ausgefüllte Formulare lassen sich mit den Informationen abspeichern.
  • Passwortschutz / Zertifikat.
  • Dateien sind eingebettet, nur wenn dies unbedingt nötig ist (Archivierung / PDF/A).
  • Auflösung der PDF beim Speichern angepaßt (min. 150 dpi wenn Grafiken enthalten).
  • Komprimierung der Grafiken beim Speichern angepaßt.
  • Bei Schwarzweißbildern ist keine JBIG2-Kompression werwendet.
  • Ergebnis auf verschiedenen System getestet? Die PDF muss überall gleich aussehen!

Verwendung als Download

  • Suchmaschinenoptimierung (SEO): Meta-Informationen sind angegeben (Titel, Verfasser, Stickworte).
  • Suchmaschinenoptimierung (SEO): Text nicht als Grafik.
  • Suchmaschinenoptimierung (SEO): Hat die PDF den gleichen Inhalt wie die Webseite (Duplicate Content)? Dies entsprechend berücksichtigen (Sitemap, canonical Tags, .htaccess).
  • Die PDF ist für schnelle Webanzeige optimiert.
  • Die Meta-Informationen sind auch mit Passwortschutz auslesbar.
  • Die Dateigröße ist möglichst gering.


Mit relativ wenig Aufwand lassen sich PDF-Dokumente erstellen, die:
  • kompakt sind
  • zufriedene Benutzer hinterlassen
  • Bandbreite und Speicherplatz sparen

Software

Weiterführende Informationen

Begriffserlärungen

Downloads

pdf.png Dokumentenoptimierung Beispielvorlage      
Ein PDF-Beispiel mit verschiedenen Vektorgrafiken, Schriftarten, Tabellen und simulierter Bleistift / Kugelschreiber Handschrift.    Download
 09.12.2020  633.29 KB  372


pdf.png Dokumentenoptimierung - PDF Schriften nicht eingebetttet      
Beispiel einer PDF-Datei mit unterschiedlichen Schriftarten, wovon keine eingebettet ist.    Download
 09.12.2020  41.96 KB  279