Dokumentennamen, die auch für Menschen lesbar sind

SuperFirma_Rechnung_TollerArtikel_2023-03-06.pdf

Der Empfänger weiß sofort, um was es geht!
Oft ist dies leider nicht der Fall – eine Anleitung, wie es besser geht.

Alles auf einen Blick

SuperFirma_Rechnung_TollerArtikel_2023-03-06.pdf

Der Dateiname liefert die wichtigsten Informationen
SuperFirma _ Rechnung _ TollerArtikel _ 2023-03-06 .pdf
von welcher Firma es ist eine Rechnung zu welchem Artikel gehört das Dokument das Rechnungsdatum und es ist (vermutlich) im PDF-Format
Als privater Kunde interessiert mich für meine Dateiablage nicht mehr. Alles andere steht im Dokument.

Für Geschäftskunden wäre hier evtl. noch eine Vorgangs-, Versions- und Referenznummer interessant. Diese sollte man über die Metadaten abbilden.

Wie es nicht sein sollte …

Oftmals bekommt man stattdessen Dokumente, deren Namen irgendeinem betriebsinternen Vorgang entsprechen.
Doch damit kann kein Empfänger etwas anfangen.

Highlights an gesammelten unsinnigen Dokumentnamen
  • Anhang.pdf
  • Neues Worddokument.pdf
  • sdja78768sasdf.pdf
  • Rechnung_xyz34523422.pdf
  • Download.pdf
  • Stellenanzeige.pdf
  • Shop-AGB.pdf (verschiedene Shops)
  • preview.pdf (Audi BKK)
  • RECHNUNG_JSR123456789710.pdf (Xing, Rechnung)
  • INVB123456185.pdf (WinSIM, Rechnung)
  • RG123456789447.pdf (1&1, Rechnung)
  • 9112345639.pdf (Voelkner, Rechnung)
  • Angebot_12345_1_german.pdf (Hays)
  • PDF_js viewer.pdf (Kärcher)
  • 46355457572-8945610000-ticket.pdf (Eventbrite, Ticket)
  • YVB123.pdf (Deutsche Bahn, Online Ticket)
  • Sammelrechnung_31323423234.pdf (Deutsche Post)
  • webinardigitalerzwillinginderihsap-ain-demotrebinghimstedt200422-200422114915.pdf (Unterlagen zu einem Webinar)
  • d).pdf (der ehemals vorhandene Backslash hatte beim Download den generierten Dateinamen vernichtet)
Alle Nummern wurden geändert.
Wie soll der Empfänger so eine Datei einordnen? Ohne diese umzubennen findet die nie wieder irgendjemand.

Eine Ordnung muss her!

Diese ist auch für eigene Dokumente oder Scans sinnvoll.

Beispiele

Rechungen, Verträge usw.

Absender Art des Dokuments Betreff Datum im ISO 8601 Format
Firma Rechnung Artikelbezeichnung Datum der Rechnung
Firma Gutschrift Artikelbezeichnung Datum der Gutschrift
Firma Mahnung Artikelbezeichnung Datum der Mahnung
Firma Vertrag Vertragsgegenstand Datum des Abschlusses
Arzt Überweisung, Arztbrief usw. Diagnose Datum
Das Muster lässt sich vielfältig verwenden …
Bei mehreren Artikeln, pro Lieferung, verwenden Sie am besten statt der Artikelbezeichnung die Auftragsnummer.

AGBs, Preisinformationen usw.

Absender Art des Dokuments Datum im ISO 8601 Format
Firma AGB Datum (gültig ab)
Firma Preisverzeichnis Datum (gültig ab)
 …

Datumsformat

Alternativ ist auch das Datum am Anfang denkbar. So lassen die Dateinamen nach Rechnungsdatum sortieren.
Das funktioniert nur im ISO-Format: yyyy-mm-dd oder yyymmdd.

Trennzeichen

Die einzelnen Felder getrennt durch ein eindeutiges Zeichen (Tiefstrich oder Minus) verhindern Probleme mit (mehrfachen) Leerzeichen.
Sonderzeichen aller Art und Umlaute sollten vermieden werden. Das vereinfacht die automatische Weiterverarbeitung.

Versionsnummern, Ersteller, Erstelldatum …

… haben im Dateinamen nichts verloren.
Hierfür gibt es z. B.
  • Metadaten
  • Dokumentinformationen
  • Dokumenten-Management-Systeme (DMS)
  • oder Programme zu Versionsverwaltung

Zusammenfassung

Bezeichnen Sie Dateinamen immer eindeutig. Vor allem beim Versand von Dateien, ist es für den Empfänger sehr hilfreich, wenn er die Datei anhand des Namens sofort zuordnen kann.

Für Systeme die die Dateien automatisch einordnen sollen, sind weitere Metadaten, Dateiinformationen oder gleich andere Formate sinnvoller.

Checkliste

Mindestinformationen im Dateinamen

  • Absender
  • Art des Dokuments
  • Betreff
  • Datum im ISO 8601 Format:
    • Rechnungsdatum
    • Gültig ab (AGBs, Preisliste usw.)

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