Dokumentennamen, die auch für Menschen lesbar sind
SuperFirma_Rechnung_TollerArtikel_2023-03-06.pdf Der Empfänger weiß sofort, um was es geht!
Oft ist dies leider nicht der Fall – eine Anleitung, wie es besser geht.
Alles auf einen Blick
SuperFirma_Rechnung_TollerArtikel_2023-03-06.pdf
SuperFirma | _ | Rechnung | _ | TollerArtikel | _ | 2023-03-06 | |
von welcher Firma | es ist eine Rechnung | zu welchem Artikel gehört das Dokument | das Rechnungsdatum | und es ist (vermutlich) im PDF-Format |
Als privater Kunde interessiert mich für meine Dateiablage nicht mehr. Alles andere steht im Dokument.
Für Geschäftskunden wäre hier evtl. noch eine Vorgangs-, Versions- und Referenznummer interessant. Diese sollte man über die Metadaten abbilden.
Wie es nicht sein sollte …
Oftmals bekommt man stattdessen Dokumente, deren Namen irgendeinem betriebsinternen Vorgang entsprechen.
Doch damit kann kein Empfänger etwas anfangen.
Highlights an gesammelten unsinnigen DokumentnamenAlle Nummern wurden geändert.
- Anhang.pdf
- Neues Worddokument.pdf
- sdja78768sasdf.pdf
- Rechnung_xyz34523422.pdf
- Download.pdf
- Stellenanzeige.pdf
- Shop-AGB.pdf (verschiedene
Shops)- preview.pdf (Audi BKK)
- RECHNUNG_JSR123456789710.pdf (Xing, Rechnung)
- INVB123456185.pdf (WinSIM, Rechnung)
- RG123456789447.pdf (1&1, Rechnung)
- 9112345639.pdf (Voelkner, Rechnung)
- Angebot_12345_1_german.pdf (Hays)
- PDF_js viewer.pdf (Kärcher)
- 46355457572-8945610000-ticket.pdf (Eventbrite, Ticket)
- YVB123.pdf (Deutsche Bahn, Online Ticket)
- Sammelrechnung_31323423234.pdf (Deutsche Post)
- webinardigitalerzwillinginderihsap-ain-demotrebinghimstedt200422-200422114915.pdf (Unterlagen zu einem Webinar)
- d).pdf (der ehemals vorhandene Backslash hatte beim Download den generierten Dateinamen vernichtet)
Wie soll der Empfänger so eine Datei einordnen? Ohne diese umzubennen findet die nie wieder irgendjemand.
Eine Ordnung muss her!
Diese ist auch für eigene Dokumente oder Scans sinnvoll.
Beispiele
Rechungen, Verträge usw.
Absender | Art des Dokuments | Betreff | Datum im ISO 8601 Format |
---|---|---|---|
Firma | Rechnung | Artikelbezeichnung | Datum der Rechnung |
Firma | Gutschrift | Artikelbezeichnung | Datum der Gutschrift |
Firma | Mahnung | Artikelbezeichnung | Datum der Mahnung |
Firma | Vertrag | Vertragsgegenstand | Datum des Abschlusses |
Arzt | Überweisung, Arztbrief usw. | Diagnose | Datum |
Das Muster lässt sich vielfältig verwenden … |
Bei mehreren Artikeln, pro Lieferung, verwenden Sie am besten statt der Artikelbezeichnung die Auftragsnummer.
AGBs, Preisinformationen usw.
Absender | Art des Dokuments | Datum im ISO 8601 Format |
---|---|---|
Firma | AGB | Datum (gültig ab) |
Firma | Preisverzeichnis | Datum (gültig ab) |
… |
Datumsformat
Alternativ ist auch das Datum am Anfang denkbar. So lassen die Dateinamen
nach Rechnungsdatum sortieren.
Das funktioniert nur im ISO-Format: yyyy-mm-dd oder yyymmdd.
Trennzeichen
Die einzelnen Felder getrennt durch ein eindeutiges Zeichen (Tiefstrich oder Minus) verhindern Probleme mit (mehrfachen) Leerzeichen.
Sonderzeichen aller Art und Umlaute sollten vermieden werden. Das vereinfacht die automatische Weiterverarbeitung.
Sonderzeichen aller Art und Umlaute sollten vermieden werden. Das vereinfacht die automatische Weiterverarbeitung.
Versionsnummern, Ersteller, Erstelldatum …
… haben im Dateinamen nichts verloren.
Hierfür gibt es z. B.
- Metadaten
- Dokumentinformationen
- Dokumenten-Management-Systeme (DMS)
- oder Programme zu Versionsverwaltung
Zusammenfassung
Bezeichnen Sie Dateinamen immer eindeutig. Vor allem beim Versand von Dateien, ist es für den Empfänger sehr hilfreich, wenn er die Datei anhand des Namens sofort zuordnen kann.
Für Systeme die die Dateien automatisch einordnen sollen, sind weitere Metadaten, Dateiinformationen oder gleich andere Formate sinnvoller.
Für Systeme die die Dateien automatisch einordnen sollen, sind weitere Metadaten, Dateiinformationen oder gleich andere Formate sinnvoller.
Checkliste
Mindestinformationen im Dateinamen
- Absender
- Art des Dokuments
- Betreff
- Datum im ISO 8601 Format:
- Rechnungsdatum
- Gültig ab (AGBs, Preisliste usw.)
Software
Weiterführende Informationen
- E-Rechnung Bund: Unterschied zwischen Papier, PDF und E-Rechnung
- ISO 8601 (Datumsformat)
- ZUGFeRD
- XRechnung
- Elektronische Rechnung
Begriffserklärungen
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