Dokumentenoptimierung - Namen von Dokumenten

Dokumentennamen, die auch für Menschen lesbar sind

SuperFirma_Rechnung_TollerArtikel_2023-03-06.pdf

Der Empfänger weiß sofort, um was es geht!
Oft ist dies leider nicht der Fall – eine Anleitung, wie es besser geht.

Alles auf einen Blick

SuperFirma_Rechnung_TollerArtikel_2023-03-06.pdf

Der Dateiname liefert die wichtigsten Informationen
SuperFirma	_	Rechnung	_	TollerArtikel	_	2023-03-06	.pdf
von welcher Firma		es ist eine Rechnung		zu welchem Artikel gehört das Dokument		das Rechnungsdatum	und es ist (vermutlich) im PDF-Format

Als privater Kunde interessiert mich für meine Dateiablage nicht mehr. Alles andere steht im Dokument.

Für Geschäftskunden wäre hier evtl. noch eine Vorgangs-, Versions- und Referenznummer interessant. Diese sollte man über die Metadaten abbilden.

Wie es nicht sein sollte …

Oftmals bekommt man stattdessen Dokumente, deren Namen irgendeinem betriebsinternen Vorgang entsprechen.
Doch damit kann kein Empfänger etwas anfangen.

Highlights an gesammelten unsinnigen Dokumentnamen

Anhang.pdf

Neues Worddokument.pdf

sdja78768sasdf.pdf

Rechnung_xyz34523422.pdf

Download.pdf

Stellenanzeige.pdf

Shop-AGB.pdf (verschiedene Shops)

preview.pdf (Audi BKK)

RECHNUNG_JSR123456789710.pdf (Xing, Rechnung)

INVB123456185.pdf (WinSIM, Rechnung)

RG123456789447.pdf (1&1, Rechnung)

9112345639.pdf (Voelkner, Rechnung)

Angebot_12345_1_german.pdf (Hays)

PDF_js viewer.pdf (Kärcher)

46355457572-8945610000-ticket.pdf (Eventbrite, Ticket)

YVB123.pdf (Deutsche Bahn, Online Ticket)

Sammelrechnung_31323423234.pdf (Deutsche Post)

webinardigitalerzwillinginderihsap-ain-demotrebinghimstedt200422-200422114915.pdf (Unterlagen zu einem Webinar)

d).pdf (der ehemals vorhandene Backslash hatte beim Download den generierten Dateinamen vernichtet)

Alle Nummern wurden geändert.

Wie soll der Empfänger so eine Datei einordnen? Ohne diese umzubennen findet die nie wieder irgendjemand.

Eine Ordnung muss her!

Diese ist auch für eigene Dokumente oder Scans sinnvoll.

Beispiele

Rechungen, Verträge usw.

Absender	Art des Dokuments	Betreff	Datum im ISO 8601 Format
Firma	Rechnung	Artikelbezeichnung	Datum der Rechnung
Firma	Gutschrift	Artikelbezeichnung	Datum der Gutschrift
Firma	Mahnung	Artikelbezeichnung	Datum der Mahnung
Firma	Vertrag	Vertragsgegenstand	Datum des Abschlusses
Arzt	Überweisung, Arztbrief usw.	Diagnose	Datum
Das Muster lässt sich vielfältig verwenden …

Bei mehreren Artikeln, pro Lieferung, verwenden Sie am besten statt der Artikelbezeichnung die Auftragsnummer.

AGBs, Preisinformationen usw.

Absender	Art des Dokuments	Datum im ISO 8601 Format
Firma	AGB	Datum (gültig ab)
Firma	Preisverzeichnis	Datum (gültig ab)
…

Datumsformat

Alternativ ist auch das Datum am Anfang denkbar. So lassen die Dateinamen nach Rechnungsdatum sortieren.
Das funktioniert nur im ISO-Format: yyyy-mm-dd oder yyymmdd.

Trennzeichen

Die einzelnen Felder getrennt durch ein eindeutiges Zeichen (Tiefstrich oder Minus) verhindern Probleme mit (mehrfachen) Leerzeichen.
Sonderzeichen aller Art und Umlaute sollten vermieden werden. Das vereinfacht die automatische Weiterverarbeitung.

Versionsnummern, Ersteller, Erstelldatum …

… haben im Dateinamen nichts verloren.

Hierfür gibt es z. B.

Metadaten
Dokumentinformationen
Dokumenten-Management-Systeme (DMS)
oder Programme zu Versionsverwaltung

Zusammenfassung

Bezeichnen Sie Dateinamen immer eindeutig. Vor allem beim Versand von Dateien, ist es für den Empfänger sehr hilfreich, wenn er die Datei anhand des Namens sofort zuordnen kann.

Für Systeme die die Dateien automatisch einordnen sollen, sind weitere Metadaten, Dateiinformationen oder gleich andere Formate sinnvoller.

Checkliste

Mindestinformationen im Dateinamen

Absender
Art des Dokuments
Betreff
Datum im ISO 8601 Format:
- Rechnungsdatum
- Gültig ab (AGBs, Preisliste usw.)